学生人事档案材料的收集和归档
一、为适应国家人事管理工作需要，在校期间学生人事档案应及时收集、整理，不断充实完善。学生离校时各学院（部)、各单位归档的学生人事档案一般应包含以下材料:
(一）入学材料:新入学的本专科生档案材料，一般应包括中学学籍材料、高考报名登记表、高考体检表、入团申请书及志愿书等材料，专科、中职期间材料(含实习鉴定表、学生成绩表、毕业生登记表、升本审批表等)。其中教务处负责网上招生的电子档案生成的报名登记表、体检表、志愿表等信息打印纸质文档并转至档案馆，由各学院（部）放入新生档案袋存档。
新入学的研究生除原个人档案应有材料外，还应包括报考攻读硕士学位研究生登记表、推荐免试攻读硕士学位研究生登记表、报考攻读博士学位研究生登记表、推荐免试直接攻读博士学位登记表、体检表、政审表、入学考试成绩等材料。
(二）成绩材料:各学习阶段主修、辅修各类课程学习成绩单等材料。
(三）学籍材料:各学习阶段学籍卡（含入学、毕业、结业、肄业、退学、转学、休学、复学等学籍材料)。
(四）鉴定材料:各学习阶段鉴定表、品行鉴定等材料。
(五)毕业材料:高校毕业生(毕业研究生)登记表等材料。
(六）学位材料:各学习阶段学位授予材料。
(七）奖励材料:在校期间获得校级及以上表彰奖励的材料，包括获得三好学生、优秀学生（研究生）干部、优秀团干部、优秀团员、优秀共产党员、优秀毕业生（毕业研究生）等荣誉称号，国家奖学金、国家励志奖学金等奖学金材料及其他获奖材料。
(八）处分材料:在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分文件。
(九）组织材料:主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。
(十）国外(境外)学习材料:在国(境)外学习、进修情况或鉴定等材料。
(十一)工作材料:入学前参加工作期间的工资、考核、职务(职称)、劳动合同等材料。
(十二）应征入伍等其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
(十三）更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。
(十四）健康材料:毕业生体检表等。
(十五）其他有价值的材料。
二、各学院（部)、各单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。
(一）归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期。凡规定由组织审查盖章的,应当加盖公章。规定要同本人见面的材料（如查审结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，应当有本人的签字;特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文子材料应当有本人签字。
(二)归档材料应使用规范的A4规格办公用纸，材料左边应留出2厘米的装订边。材料文字一般是使用黑色水性笔或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。
(三)归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
(四)学生毕业时，各学院（部）检查学生人事档案材料齐全、完整、准确无误后密封，粘贴密封签，并在档案袋骑缝线加盖学院（部）公章后向档案馆办理移交手续。
三、各学院（部）党委负责学生党员档案的建立工作(包含材料的审核、补充、完善、整理、保管、归档等)。如为在校期间建立的正式党员和预备党员的党员档案，应于学生毕业当年经各学院（部）党委审核无误后，向档案馆办理移交手续。
新生党员如为正式党员，其党员档案在开学2个月内经各学院（部）党委严格审核后由档案馆保管;新生党员如为预备党员，其党员档案由各学院（部）党委管理（包含材料的审核、补充、完善、整理、保管、归档等)，并于学生毕业当年经各学院（部）党委审核无误后，向档案馆办理移交手续。
各学院（部）分团委负责学生团员档案的建立工作（包含材料的审核、补充、完善、整理、归档等)，如有在校期间建立的团员档案，由各学院（部）分团委审核无误后，向档案馆办理学生团员档案移交手续。
校党委组织部负责培训、指导、监督和检查各学院（部)党委的学生党员档案工作。校团委负责培训、指导、监督和检查各学院（部）分团委的学生团员档案工作。
四、对不符合归档要求的档案材料，档案馆可拒收，并要求限期整改后及时归档。
五、在做到档案材料应归尽归的同时，任何单位和个人，不得将不属于归档范围的材料归入学生人事档案。
