学生人事档案的转递

学生人事档案的转递

一、学生人事档案在校外转递必须严格密封后通过国家规定渠道寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

二、毕业生档案的转递，分别由档案馆、学生工作部（处)、研究生工作部统一部署，由学院（部）具体负责收集档案转递去向报学生工作部（处)、研究生工作部，并按以下规定形成就业方案:

(一）已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，其档案按有关规定转递到用人单位或人才服务中心，若用人单位(私营企业、外资企业或自主创业、从事自由职业等）无档案保管权限，档案可寄送至就业地或原籍所在地的公共就业和人才服务机构，由其提供人事代理服务。

(二）考取硕士、博士研究生的毕业生，考取校外的其档案寄送至录取院校;考取校内的其档案仍在学校档案馆保管。

(三）未落实就业单位或暂缓就业的毕业生，其档案需按规定寄送至原籍或家庭所在地人事管理部门，也可根据实际情况选择各省市公共就业和人才服务机构等。

因学校不具备毕业生人事关系代理及档案管理资质，原则上不建议毕业生将档案留在学校存放。因特殊情况确有需要的，可向学生工作部（处)、研究生工作部申请档案暂由学校保管，保管期限最长为2年。2年内未办理档案转递手续的，其档案由学生工作部（处)、研究生工作部向档案馆提出转递要求，发回原籍所在地就业管理部门指定的公共就业和人才服务机构。

(四）毕业生原所在学院（部)应指导毕业生查询、确定毕业生档案转递去向，档案转递去向信息经学院（部）汇总后上报学生工作部（处）和研究生工作部。毕业生到就业单位报到后，应立即向报到单位查询本人档案是否收到，如未收到，应及时向原所在学院（部）反映。

学生工作部（处)、研究生工作部在学生人事档案批量投递前，每年分批次向档案馆提交毕业生就业方案（纸质版与电子版)，如个别有特殊需求修改的，应在档案投递前2天及时将毕业生就业变动方案以书面和电子文档形式报送档案馆。

(五）如遇学校或上级相关文件或政策调整，以最新文件或政策的要求为准开展档案转递工作。

三、由其他学校转入我校的学生，其档案签收、审核、整理与移交按第四章、第五章的规定办理。

四、学生因结业、肄业、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，学生所在学院（部）应及时整理好其档案，征求学生本人或家长意见后，填写《档案转递申请表》后向档案馆提交，档案馆凭转递申请表手续办理转递工作。

五、当年未报到入学的新生，由学生本人向档案馆申请其档案转回学生人事档案来源单位。

六、因故失踪、死亡的学生，或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，由学校档案馆保管。

七、毕业生或其他离校学生的档案，在转递过程中因特殊原因造成档案遗失，相关学院（部）应及时协调档案馆采取相应补救措施。

八、转出学生人事档案时，不得扣留任何档案材料。

九、因校内单位未按时归档，导致档案材料未能按时转递,由相关单位自行负责未按时归档的档案转档事宜。

十、由于学生本人提供档案转递地址错误，导致档案被退回或拒收的，由学生本人承担责任。

十一、档案转递移交时，由档案馆与中国邮政速递物流股份有限公司桂林市分公司双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份，交接双方各执一份。

十二、转递学生人事档案时，档案馆负责填写《转递学生人事档案通知单》，并加盖学生人事档案室公章后归入学生人事档案，收到接收单位回寄的《转递学生人事档案通知单》(回执）时，要整理保存，及时录入相关信息，以备查考。