为全面贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》,进一步加强我校档案工作规范化、制度化建设，请各单位根据机构变动和岗位聘任调整情况，重新确定本单位新一届分管档案工作的处级领导和兼职档案员，负责本单位档案材料的收集、整理和归档工作。
设置原则：
1、各单位设立分管档案工作的处级领导干部1名;
2、各单位报送1名熟悉、热爱档案事业，责任心强，有较强的工作协调能力，热心为广大教职工和学生服务的在编在岗人员，担任本单位兼职档案员工作（具体工作职责见附件1）;
3、兼职档案员(一般由科级干部担任)，教务处、科技处、研究生院、继续教育学院和教学单位等可根据工作需要增设1-3名业务档案员, 协助兼职档案员开展专项教学、科研等业务档案工作。
报送办法:请各单位认真填写《各单位档案工作分管领导和兼职档案员信息表》（见附件2），并于3月16日（星期一）前将电子版发送至邮箱：archives@gxnu.edu.cn（纸质版疫情防控后另行通知报送），同时加入校档案管理群：145661257，并标识“单位+姓名”，档案馆将各单位报送的名单汇总后公布。
注意事项：
1、兼职档案员应保持相对稳定，如因工作变动或其他原因不再担任的，有关单位应及时向学校综合档案室备案;
2、新确定的兼职档案员，如不熟悉档案管理系统或没有使用权限的，请及时与综合档案室联系，联系人：赵庆娇，电话：8283205。
档案馆
2020年3月10日
附件1：各单位档案工作分管领导和兼职档案员工作职责
1）分管档案工作的领导职责：根据学校的有关规定，将档案工作纳入本单位管理制度和议事日程，适时布置、检查、总结档案工作；根据工作需要，配备兼职档案员并保持相对稳定；支持兼职档案员做好本单位文件材料归档、档案资源管理和利用等工作；组织参加档案工作检查考核等工作。
2）兼职档案员职责：参加档案馆组织的档案业务培训，负责本单位归档材料的收集、整理和立卷归档等档案管理相关工作。按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理，制作归档文件清单，交本单位分管领导检查合格并签字后，向学校档案机构移交，并配合完成学校档案馆其他相关工作。
