一、案卷的质量要求
1．归档档案质量要求的基本原则：遵循文件材料的形成律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
2．卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。
3．管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前：定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
4．专题性、成套性档案（含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷，具体请参阅各类档案归档细则。
5．在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下，同一内容的卷内文件可按永久、 定期先后排列。确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；凡反映学校一般工作活动，对学校和社会有查考利用价值的，列为定期保管。对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余多数为定期保管。
6．卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
7．立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装订，一般双面不超过200 页，单面不超过120 页；当问题单一，文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。
8．卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方编件号。
9．每个案卷必须按规定格式逐件打印卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加〔〕。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。
10．卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将整理人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷部门负责人。
11．案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。
12．要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起，未留装订线的文件材料应贴边。装订用三孔一线，不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订，或用精制塑料钉装订。
13．凡归档的本校形成的文件及与外单位签订的合同、协议书等文件材料，均须加盖公章。
二、归档时间和手续
1．各类文件材料立卷归档时间除有特殊规定外，一般都要在次年六月底以前立卷归档完毕。
2．科研类档案应当在项目完成后两个月内归档。
3．基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
4．会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年或二年后向档案馆移交。
5．本科生成绩，在本科生毕业当年的九月底以前立卷归
档完毕。
6．上级规定应归档的档案可随时归档。
7．接收档案必须履行手续，打印移交目录一式二份，交接双方要签名盖章。
