一、凡交到人事档案室的档案，必须把材料收齐全后才能送交，经过检查登记后重新进行整理装订成卷，编号存放档案柜内保存。
二、需要转出的档案，必须把零星材料补充装订好后转出。
三、提供档案材料时，在借出与归还时及时进行清点和登记归还日期，以防材料丢失。
四、经常检查库房的档案是否存放整齐，位置和编号是否正确，有无过挤过松的现象。
五、每学期对存放的档案进行一次翻动，查看有无虫蛀、霉烂、变质、受潮的情况。
六、每天查看库房温、湿度情况一次，根据变动情况来调整库内适宜温、湿度。
七、根据档案登记卡片名册，每半年对库藏档案进行一次检查核对，做到卡上有记载的必有档在，档卡必相符。
