高校学生档案是干部人事档案的重要组成部分，是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。为了规范新生档案的建立工作，保证新生档案质量，根据中组部《干部档案工作条例》和《广西师范大学学生人事档案管理实施细则（试行）》的要求，结合学校的具体情况，制定本规范。
新生档案建档工作基本原则
（一）学生档案实行统一集中管理，确保学生档案完整、准确、系统、安全，便于开发利用。
（二）新生档案建立实行学院建档制度，纳入新生年级辅导员工作职责范围，具体组织落实新生档案建档工作，各学院（部）、招生办、研究生学院、学生工作部（处）要给予重视和支持。
二、新生档案材料内容
本科（专升本、中职升本）新生档案材料内容
高中学籍表/档案表
2、高中毕业登记表
3、高考报名登记表
4、广西师范大学学生登记表
5、专科、中职期间材料（含实习鉴定表、学生成绩表、毕业生登记表、升本审批表等）
6、入团志愿书
7、入党志愿书
8、奖惩材料
9、其他
（二）硕士（博士）研究生新生档案材料内容
1、中学期间的档案材料（与本科生档案材料内容1、2、3项相同）
2、学生成绩表
3、实习鉴定表
4、高校毕业生登记表
5、工作期间材料
6、研究生报考登记表
7、硕士研究生材料，含论文评阅书、学位评定书等（博士生新生有此项材料）
8、入团志愿书
9、入党志愿书
10、奖惩材料
11其他
（说明：1、其他是指考级证书、资格证书等具有体现本人素质和能力的证明材料；2、下列材料不归档：团员证、团组织关系介绍信、党组织关系介绍信、户口迁移证、高考准考证、录取通知书等）
三、新生档案建档流程
（一）各学院（部）新生年级辅导员在新生入学后，即布置有关新生档案建档工作，指派专人按新生档案材料内容开展收集、整理。一人一袋，并按专业和学号次序排放。
（二）各学院（部）于10月中旬前到档案馆学生档案室领取学生档案袋，并按规定的材料顺序将学生档案材料装入学生档案袋内，填好档案袋封面和脊缝处的栏目（黑色墨水填写）以及移交接收登记表（用A4纸竖排打印，一式两份，并附登记表电子文件。）
四、新生档案及有关材料移交
每年的10月下旬为新生档案移交时间。各学院（部）在此时间内将新生档案以及移交接收登记表一并移交档案馆学生档案室。
如果入学后新生的个人档案仍存放在入学前的学校或当地招生部门，请及时将自己的个人档案自带或邮寄到就读学院，由学院统一移交学生档案室保管。
研究生学院招生办、教务处招生办、学籍科于10月中旬将新生名册、新生电子档案光盘送交档案馆学生档案室。
新生档案建档后，如改变专业或就读学院，请及时告知学生档案室，并为其办理有关档案变更事宜。
新生档案建档工作流程：
1.本科新生： 1.1新生报到时，本科新生向年级辅导员提供本人入学前的档案，如：高中阶段的档案。 1.2年级辅导员到学生工作处领取“学生登记表”，到学生档案室领取“学生档案袋”。 2.研究生新生 各学院（部）研究生教学秘书到研究生学院领取硕士研究生学籍卡、档案卡。
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3.1组织本科新生填写“学生登记表”。 3.2组织研究生填写“学籍卡”和“档案卡”，并按时交回研究生学院。
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4.1本科新生年级辅导员组织人员将学生原有的档案、“学生登记表”装入学生档案袋，并填写档案袋上相应栏目的内容和新生档案交接单。 4.2 研究生学院组织人员将学生原有档案、学籍卡、档案卡装入学生档案袋，并填写档案袋上相应栏目的内容和新生档案交接单。
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5.各学院（部）将新生档案送交学生档案室，办理交接事宜。
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6.学生档案室将学生档案归档，建立相应档案目录和档案信息数据库。
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7.网上公布新生档案归档信息，各学院（部）新生年级辅导员核实新生档案信息，查补档案资料。
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