广西师范大学毕业生档案材料归档及转档工作规范

2018-06-21人员机构

 

高校学生档案是干部人事档案的重要组成部分,是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。为了规范毕业生档案归档和转递工作,保证毕业生档案质量,及时转档,根据中组部《干部档案工作条例》和《广西师范大学学生人事档案管理实施细则(试行)》的要求,结合学校的具体情况,制定本规范。

    一、毕业生档案材料的内容

    (一)本科生人事档案归档材料

    1、高中高考阶段的档案材料(中学学籍表/档案卡、高中毕业生登记表、高校招生报名表等高校招生工作中形成的有关材料)

    2、学生历年成绩卡(由各院(部)到教务处学籍科领取)

    3、学籍异动材料(转学、转专业、升学、退学、休学、复学、留级、参军、出国等学籍变动相关证明材料)(由教务处学籍科提供)

   4、教育实习评价表(师范生)、专业实习评价表(非师范生)、学生实习情况考核表(高职生)(在辅导员处)

    5、学生综合考核手册(在辅导员处)

6、高校毕业生登记表(在辅导员处)

7、专科或中职期间材料(含实习鉴定表、学生成绩表、毕业生登记表、升本审批表等)

8、入团志愿书,团员年度注册表(由各院(部)到校团委领取归档)

9、入党志愿书(由各院(部)组织人事干事到学院党支部领取归档)

10、学生申请入党材料(入党申请书、培养考察表、政审材料、思想汇报等)

11、奖励材料(获院(部)级以上的三好学生、优秀学干、优秀团干、优秀党团员、优秀毕业生、学  习、文体、社团活动积极分子等评审登记表)

12、处分材料(违犯校规、校纪、触犯国家法律等形成的和各类处分材料)

13、健康卡(由各院(部)从校医院领出归档)

14、就业通知书(由各院(部)到学工部领取)

15、可供组织参考的其他材料(院(部)以上的技能比赛、小发明、小创新及助人为乐、热心公益、无偿献血等证明材料)

(二)、硕士(博士)研究生人事档案归档材料

1、高中高考期间的档案材料(与本专科生同)

2、大学期间的档案材料(与本专科生同)

3、工作期间的档案材料(指有过工作经历的)

4、报考硕士研究生登记表(已在个人档案中)

5、成绩卡

6、研究生档案手册A/B册(含硕士(博士)研究生论文评阅书、硕士(博士)学位申请书

硕士(博士)研究生毕业登记表等)

7、团员材料(团员年度注册表。由各院(部)到团委领取归档)

8、入党志愿书(由各院(部)组织人事干事到学院党支部领取归档)

9、申请入党材料(入党申请书、培养考察表、政审材料、思想汇报等)

10、教师资格认定申请表

11、奖励材料(与本专科生同)

12、处分材料(与本专科生同)

13、健康卡(到校医院领取归档

14、就业通知书

15、可供组织参考的其他材料(与本专科生同)

二、归档办法和要求

毕业生档案材料的归档工作,时间紧、任务重、要求严、涉及面广,关系到学生的就业,需要各学院(部)和教务处、研究生学院、学生工作处、组织部、团委等各有关单位的紧密配合。请各学院(部)各有关单位主管领导督促有关人员按时按质地做好这项工作。

(一)毕业生档案材料的形成部门要及时、准确、全面提供毕业生的档案材料,以保证毕业生档案的齐全完整和转递工作顺利有序地进行。

(二)毕业生档案材料的归档工作由学生档案室组织安排,各学院(部)负责组织落实。毕业班的辅导员要亲自抓好毕业生材料的归档工作,组织一批政治思想好、工作认真负责的学生干部担任此项工作(一般每10名毕业生的材料要配2名学生)。

1、学生档案室根据工作安排组织培训工作,部署毕业生档案归档转档工作任务。

2、各学院(部)根据学生档案室的安排,由毕业生辅导员组织人员到有关单位收集整理归档材料,按毕业生归档材料所列顺序以学生个人为单位用回形针夹好,按专业、学号排列。

3、各项材料收集齐全后,按照归档时间的安排,由毕业班辅导员亲自到学生档案室领取毕业生档案回各自学院,将整理好的材料按顺序归入每个学生的档案袋,并在档案袋封面注明材料的数量。在归档时要认真仔细,核对准确,防止档案材料排列插错的现象出现。

    4、各毕业班辅导员在规定的时间内,登录“学生档案信息管理系统”(http://202.193.160.71/),录入学生档案材料信息并打印“毕业生档案材料移交登记表”一式两份。同时要报送“毕业生档案材料移交登记表” 一式两份(见附表一、二)及毕业生档案交回学生档案室,以备验收核查。

(三)各学院(部)在收集、整理毕业生归档材料时,要认真检查各类材料内容是否完整、齐全,手续是否完备,凡规定由组织审查鉴定盖章的,必须有承办单位的鉴定和公章,并注明日期;文字的填写必须是铅印或蓝黑墨水。

(四)各学院(部)各有关部门以及有关工作人员在毕业生人事档案材料整理归档过程中应严格遵守档案工作有关规定,任何人不得利用工作之便擅自抽出、销毁、伪造、涂改学生档案材料,违者要追究责任,严肃查处。

三、档案移交时间

为保证毕业生档案移交验收工作顺利有序进行,保证学生档案按时转递,各学院(部)应按学生档案室安排的时间进行移交工作。

四、毕业生档案转递

   (一)学生工作(部)处向学生档案室提供毕业生就业方案,就业方案中涉及学生档案投递的档案单位地址和名称必须为全称。

(二)学生档案室根据毕业生就业方案办理毕业生档案的转递事宜。

(三)建立毕业生档案转递信息数据库,方便查询服务。

(四)毕业生的人事档案属机要文件,按照有关规定,人事档案必须以专用特快专递方式邮寄、机要方式转递或派专人送取。

(五)档案寄出二个月后毕业生本人应及时向档案投递目的地有关单位询问档案接收情况。如发现档案末收到的,请及时或在当年年底以前向我校学生档案室查询。

                                  毕业生档案集中归档转递流程          

1.各学院(部)派毕业毕业班年级辅导员和1名学生参加学生档案室组织的毕业生档案集中归档工作培训,了解掌握收集整理归档等工作的要求和方法

2.各学院(部)根据毕业生档案材料归档范围收集材料,以学生个人为单位整理材料,并按学生学号排列

3.各学院(部)从学生档案室领回学生档案袋,将每位毕业生的归档材料放入学生档案袋,填写档案袋上相应栏目内容和档案材料移交报表

4.将归档好的毕业生档案向学生档案室移交

5.学生档案室根据学工处学生就业指导中心提供的毕业生就业方案办理转档事宜

6.学生档案室建立毕业生档案转递信息数据库