为充分发挥学生档案作用，规范学生档案的利用管理，确保学生档案的安全完整，特制定本制度。
一、校内各部门因工作需要查阅学生档案，利用者须持单位盖章、领导签字的查档函以及本人工作证，经档案馆审核同意后方可查阅。校内各学院（系）辅导员因工作需持本人工作证可查阅所分管的学生档案。
二、校外单位，因政审、公证、办案等需要查阅学生档案，利用者须持单位介绍信、工作证或身份证，经档案馆审核同意后方可查阅。查阅人根据需要仅可摘抄档案内容。摘抄内容，经档案工作人员检查无误后方可盖章。
三、学生不能查阅本人的学生档案材料，办理公证等需相关证明由辅导员前来查阅处理。学生个人持本人学生证或身份证可利用本人非鉴定性材料，如成绩单等。
四、学生档案原则上只能在阅档室查阅。因特殊情况必须外借时，需提出书面申请，并经档案馆领导签字批准，严格履行相关手续，限期归还，不得擅自转借他人。归还时由档案工作人员清点、检查无误后予以注销。
五、查（借）阅学生档案，必须严格遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、画圈、抽取、污损、折叠、撤换、撕毁档案材料。查阅人不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，按照档案法律法规及学校有关规定严肃处理。
六、本馆不支持相机、手机等设备拍摄档案内容。因工作需要确需复制档案内容的，须填写《档案复制申请函》，经档案馆审核同意后，由档案馆工作人员进行复制。
七、查阅结束后，查阅人填写《学生档案利用登记表》，档案工作人员对档案进行检查，检查无误后案卷及时入库。
上述未尽事宜，由档案馆负责解释。
