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导读

同学们,无论是就业、创业还是留学,即将离开校园的你,对自己的档案可得上心!档案里都有哪些材料?毕业后档案能在学校留存多久?毕业生档案学校如何转档?等等,关于档案,这些你应该知道转存!

1问:什么是毕业生的人事档案

答:毕业生的人事档案是记录该生的主要学习经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用。由学籍档案转换而来,通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议,然后履行相关毕业程序并取得报到证后的档案。毕业生毕业后,在其学籍档案中放入该毕业生的报到证,然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。

2问:学生档案内有哪些材料

答:主要包括以下材料:

(1)中学档案材料:入团志愿书、高中学籍卡、高考报名登记表、高考体检表等;

(2)大学档案材料:入学登记表/学籍表、毕业生成绩单、高校毕业生登记表、健康卡、实习评价表、就业通知书/报到证、在校期间奖惩材料、教师资格认定申请表,助学贷款材料等。

3)硕、博士档案材料:除了本科阶段及以前的档案材料外,我校硕、博士档案材料还包括研究生手册,手册内容包含研究生学籍登记表、研究生个人培养计划、成绩单(原件)、中期考核表、学位论文选题报告登记表、毕业硕士研究生登记表、学位申请书、论文评阅书、学位评定书等。

3问:学生档案有什么作用

答:学生档案对于个人来说,无论是就业、升学、工作调动、办理户口、出国政审、职称评审、工资调整,还是入党(团)以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等,都将以档案材料的审核为重要依据。

4问:毕业生填写转档地址要注意什么

答:毕业生与用人单位签约时,应询问清楚用人单位的性质:如果是国家机关、国有企业事业单位,它们是有人事管理权的,可以接收档案;而其它各类非公有制单位、民营机构一般是无人事管理权的,要通过人才交流中心或其他公共服务机构来接收档案。

毕业生应在签订的《就业协议书》的档案接收详细地址一栏填写详细地址+单位名称+具体接收部门,各学院(部)就按上面的地址上报招生就业处供其编制派遣方案,档案馆再根据派遣方案邮寄档案,当接收地址与单位不一致时,统一按接收地址寄出;未签订《就业协议书》的学生,档案将寄回生源地。往年有学生因地址填写错误导致档案无法寄出,影响自己就业报到、工资待遇、升学录取等。

5问:毕业生如何对待自己的档案

答:(1)高度重视,了解相关的档案知识。

(2)毕业时,抓紧办理就业报到证,将档案放在就业单位档案管理部门,或者方便自己利用的地方人才交流中心托管。

建议未就业时将档案放在人才交流中心托管

根据国家相关政策,规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存两年。为此,有些同学就误以为既然学校免费保存,就无须再由人才交流机构托管了。在这两年里,学校只是保存档案,不会添加这两年你工作的档案记录,如你的转正定级、职称评定等。按国家政策定,大中专毕业生毕业(以报到证人事部门签署日期为准)一年后,即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级;本科毕业生毕业工作一年(以报到日期计)、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称,由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见,学校保存档案只是存放档案,起不到其他作用。

人才交流中心提供的服务:

(一)负责人事档案关系接受、调出相关手续;

(二)办理毕业生的转正定级;

(三)档案工资的晋级;

(四)职称晋升申报;

(五)办理落户手续;

(六)出具身份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等;

(七)代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等

6问:什么是报到证?有什么作用?

答:《报到证》由原来《派遣证》转化而来,全称为《全国普通高等学校毕业生就业通知书》(简称报到证)。

其作用是:

(一)毕业生到就业单位报到的凭证和依据。

(二)毕业生参加工作时间的初始记载和凭证。

(三)调档凭证。毕业生到就业单位报到时,须持《报到证》(蓝页)。学校相关部门依据《报到证》为毕业生办理档案转递、组织关系转移和户籍迁移等手续,就业单位所在地公安部门凭《报到证》为毕业生办理落户手续,就业单位凭《报到证》为毕业生办理相关工作手续。

(四)对自主创业的毕业生可凭《报到证》到有关部门办理减免有关税费手续。

(五)毕业生到非国有单位就业时办理人事代理手续的凭证。

(六)毕业生就业的证明。

(七)干部身份证明。

7问:毕业生怎样办理报到证

答:在学校就业系统登记毕业去向,办理离校手续时由学院统一发放。

8问:毕业生离校前如何办理档案转递手续

答:毕业生办理离校手续前已经明确去向的(包括已办理报到证、收到研究生录取通知书、收到教育部留学服务中心调档函等),学生档案室将依据就业管理部门提供的就业派遣方案在毕业离校后两三周内(通常在七月中上旬)通过中国邮政EMS学生档案专用通道集中将毕业生档案寄往接收部门。个别毕业生档案需要通过机要局转档的,请学生本人向学生档案室提出申请并提供接收单位开具的调档函原件,由学生档案室送学校机要室办理。

为保证毕业生档案准确转递,要求档案转寄的地址详细具体,如xxxxxx县(区)xxxx号,档案接收单位写全称及其办公电话并具体到接收部门如xxxxxx人事处/人力资源部 /档案室。

凡因档案接收单位的名称、地址不准确而造成档案被退回,或要求改派新工作单位,需要再次寄出档案的将收取档案邮寄费。

9问:毕业生档案能否自己携带?如何查询是否已经寄到接收单位

答:根据国家有关档案管理的规定,所有档案一律通过专门邮递途径寄出,高校毕业生档案原则上不得由本人自提、自带、自管。

毕业生报到后三个月内,务必到相关部门查询个人档案的接收情况。学生档案转递10天后,毕业生可登录我校档案馆网页“毕业生档案转递信息查询”(http://dag.gxnu.edu.cn/dagsearch),或者登录“就业圈”查询本人档案投递情况(投递去向、快递单号)。同时毕业生本人也可向档案接收单位的人事部门确认档案接收情况。发现档案未收到的,请及时向邮政EMS申请档案签收情况查询,时限一年。如有疑问,请及时与学校学生档案室联系。

如遇学生档案材料错装或档案内容缺失等疑问,请咨询本学院辅导员。

10问:毕业生离校后档案转出手续办理方式

答:毕业生离校前因特殊情况档案需暂时留校或未能及时办理档案转递的,学生离校后可通过以下方式办理:

方式一:网络邮件办理

申请人需提供的申请材料包括:1.《广西师范大学毕业生档案转出申请表》(扫描件);2.就业通知书(扫描件);3.毕业证(扫描件)。在工作日上班时间将上述材料以“学院+姓名+申请办理转档”格式命名统一打包发至邮箱:gxsdjyb@mailbox.gxnu.edu.cn。毕业生需自行将就业通知书原件交至档案转往单位;如毕业生毕业超过2年,无法办理提供就业通知书的,还需另外提供调档函扫描件。由大学生就业指导中心工作人员审核并对接档案馆办理。

方式二:现场办理

申请人需提供的申请材料包括:档案接收单位开具的调档函/大学生就业指导中心开具的《毕业生档案转出申请表》/就业通知书(报到证)(原件)及毕业证(复印件),本人身份证原件/委托函(代办),填写EMS快递单;

在工作日上班时间将上述材料交至雁山校区图书馆北侧8楼学生档案室806,由档案馆学生档案室工作人员审核办理。

雁山校区办理转档业务时间:周一至周五,上午8:40-11:40,下午14:30-16:30

档案馆学生档案室办公地址:广西桂林市雁中路1号广西师范大学图书馆北侧8楼学生档案室806,咨询电话:学生档案室0773-8283207

大学生就业指导中心(雁山)办公地址:广西桂林市雁中路1号广西师范大学大学生创业园二楼,咨询电话:0773-3870902