归档要求
当前位置:首页  业务指导  归档要求

一、案卷的质量要求

1.归档档案质量要求的基本原则:遵循文件材料的形成律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

2.卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

3.管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前:定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

4.专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷,具体请参阅各类档案归档细则。

5.在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下,同一内容的卷内文件可按永久、 定期先后排列。确定文件材料的保存价值,要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;凡反映学校一般工作活动,对学校和社会有查考利用价值的,列为定期保管。对上级发来的文电,除少数直接针对本校,并要执行的重要文件,应永久保管外,其余多数为定期保管。

6.卷内文件要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

7.立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时,可采用硬卷皮成卷或单份装订,一般双面不超过200 页,单面不超过120 页;当问题单一,文件较少,又不便一起归类时,可立薄卷。

8.卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方编件号。

9.每个案卷必须按规定格式逐件打印卷内目录,对文件材料原有题名不要随意更改和简化,若原有题名无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加〔〕。没有责任者、年、月、日的文件,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

10.卷内文件材料情况说明,应填在备考表内。若无说明,也应将整理人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷部门负责人。

11.案卷题名应简明确切,体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面,不超过50字。

12.要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制与原件放在一起,未留装订线的文件材料应贴边。装订用三孔一线,不装订的案卷,应按标准用细线逐件装订,或用精制塑料钉装订。

13.凡归档的本校形成的文件及与外单位签订的合同、协议书等文件材料,均须加盖公章。

二、归档时间和手续

1.各类文件材料立卷归档时间除有特殊规定外,一般都要在次年六月底以前立卷归档完毕。

2.科研类档案应当在项目完成后两个月内归档。

3.基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

4.会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年或二年后向档案馆移交。

5.本科生成绩,在本科生毕业当年的九月底以前立卷归

档完毕。

6.上级规定应归档的档案可随时归档。

7.接收档案必须履行手续,打印移交目录一式二份,交接双方要签名盖章。