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关于做好2018级新生档案材料归档工作的通知

出处本站原创      发布时间:2018-09-17    您是第517位浏览者

各学院(部)、各有关单位:
      学生档案是记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录,是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才、学校规范办学、加强管理的重要依据。为入学的新生建立好个人档案,是学校的责任和义务,也是学生管理工作中的重要事项。为了做好2018级本科生(含专升本、中职升本)、硕士生、博士生的新生档案材料归档工作,现将有关事项通知如下。
       一、新生档案材料归档工作执行“学院(部)归档”制度,即在学校档案馆的统一部署下,各学院(部)负责收集、整理、装袋、档案信息登记和录入系统后统一移交档案馆归档管理。
        二、新生入学档案一般由学生自带或邮寄到所在学院(部)或档案馆。本科新生报到注册时需向学院(部)移交档案材料。2018级专升本(中职升本)学生、硕士生、博士生的档案已邮寄到档案馆,如此类新生档案仍有未邮寄到档案馆,请及时与原保管单位联系,办理转递手续。
       三、各学院(部)按照档案馆规定的新生档案材料归档范围及要求进行收集整理、信息录入系统工作。本科新生的档案材料收集整理、信息录入系统工作在各学院(部)进行,研究生新生档案整理和信息录入系统工作在档案馆进行。获取登录系统账号与密码请与学生档案室联系。新生档案材料归档范围和要求及移交归档的时间安排详见附件1,信息录入系统操作说明详见附件2。
       四、新生档案整理后,由新生辅导员向学生反馈新生档案归档信息。对未交或缺、漏档案材料者,学院(部)要通知学生本人在2个月内补交。由学生将密封的个人档案自带或邮寄到就读学院(部),由各学院(部)统一移交学生档案室归档保管。未交齐材料,导致日后不能办理有关事务的,由学生本人负责。
      五、广西师范大学学生登记卡(本科)归档要求:登记卡信息填写从迎新系统采集,学生确认无误后签字,由学院(部)打印一式两份,加盖学院(部)公章,一份归入学生档案袋;另一份以专业、班别分类,按学号(从小号到大号)排序整理成册,向综合档案室302办公室移交,同时附纸质版学生名单与电子版学生名单(含学号+姓名,excel格式)以“学院(部)+专业名称” 主题发送到邮箱
644051180@qq.com
       六、本科新生领取档案袋时间:9月25日—26日。地点:档案馆学生档案室307。
学生档案室联系电话:5803405,联系人:车老师/曾老师。
请各学院(部)新生辅导员认真做好组织安排落实工作,保证新生档案归档建档工作顺利有效进行。
 
      附件:1.

附件1:2018级新生档案材料归档范围、整理要求和移交时间表.doc

      2.信息录入系统操作说明书(学院版)
     

附件3:学生档案管理须知(辅导员版).jpg

      

附件4:学生档案管理须知(学生版).jpg

   

附件5:新生入学档案归档流程示意图.docx

   


                                                                                                                       档 案 馆
                                                                                                            2018年9月3日