一、根据中组部《干部人事档案材料收集归档规定》要求，各形成材料的部门对送交我校人事档案室的档案材料，必须是办理完毕的正式文件材料，处于形成过程中的材料不得送交归档。
二、归档材料必须完整齐全，真实，文字清楚，对象明确，形成材料的单位时间要写明。
三、手续必须完毕。如表格材料，表中所有的栏目要填完，不得留空；文字材料必须有承办单位及承办日期；需经组织审查盖章本人签字的，盖章签字后才能送交。
四、各形成材料的部门，所送交的材料必须统一使用十六开规格的办公用纸，材料左边留出2—2、5厘米装订边,文字不得使用圆珠笔,铅笔或红色、纯蓝色黑水和复写纸写,必须是铅印、胶印、油印或蓝黑、黑色墨水，墨汁书写。
五、形成材料的部门，在材料形成后的二十天内应指定专人负责把应归档的材料送交人事档案室归档，任何组织与个人不得以任何理由积压，滞留拖交归材料。
六、档案管理人员对接收的材料要及时登记，对有不符合归档要求的，应及时通知材料形成部门按要求补办手续后送交。
