档案馆为群众办实事——认真做好岁月长河的摆渡者

2021-12-23档案馆

   “老师,这个需要加急处理”,“老师,能帮我复印后带回育才吗,我急用”。日常工作中,这些是档案馆老师常见的档案利用者的“特殊要求”。这种情况档案馆老师会不违反档案服务原则下,尽量替校友着想,急之所急,特殊处理。

      档案利用服务是档案工作的生命线。档案馆本着严谨规范的工作作风、热情负责的工作态度,为广大师生校友日益增长的求职、升学、落户、职称评定、提拔任职以及出国留学等需求,提供档案信息资料服务。在维护国家学历证书制度的严肃性、遏制学历证书造假、维护社会诚信等方面发挥了重要作用。把牢政治方向,坚持档案工作为党服务,担好存史留凭使命,确保档案工作沿着正确轨道向前推进。

      近年来,档案馆不断推进馆藏档案数字化进程,补充完善档案信息数据库,为学校中心工作、师生校友和社会各界提供精准快捷利用服务。尤其是新冠肺炎疫情爆发之后,面对广大校友学籍档案的利用需求,档案馆克服人员少、出入不便,来回往返发件等诸多困难,急校友之所急,经过认真研判,在确保疫情控制的前提下,开展常规档案远程利用服务,线上提交,线上办理,纸质版档案密封后快递形式集中寄出,勇担为校友师生办实事的责任使命,受到广大校友的欢迎与赞许。特殊时期,受到线上办理业务的校友们,更加感受到母校的温暖与亲切,成为我校疫情防控期间档案馆工作服务升级的亮点。

       急校友之所急,是档案服务利用工作中一项重要参考。寒暑假期间,档案馆也竭尽所能为校友服务。在遵循疫情防控要求之下,我馆安排值班老师,在寒暑假为校友提供档案查询服务和学生档案转递业务。

在日常工作期间,档案馆每天线上处理业务超过数十件,接听电话咨询业务20余件,特殊情况,特殊处理。在本学期开学时,我馆收到了环江县校友的求助,希望我们可以帮助提供学籍档案信息。彼时恰逢环江县核查档案,环江县四十余位校友先后发来档案服务请求。学籍材料包含录取名册,成绩单,毕业生登记表和教育实习评定等,且校友们急需这些材料。档案馆值班老师带领学生助理,仅用两天便完成了查找、复印、回邮确认、密封、下单邮寄一系列流程。高效准确及时的完成了校友们的档案需求,事后环江校友们多次发送邮件表示感谢,还有校友多次致电感谢。

       校友们类似的需求还有很多,在平时工作中,因出国留学所需要提供的档案服务也是我馆工作中的难点。9月份,我们收到了一个急切且棘手的档案利用需求,我校校友需前往国外攻读博士,在申请学校的过程中,国外高校要求该生2天内提供带绩点的英文版成绩单以及其他学籍材料的英文翻译,还需要我馆官方邮箱回复该校友的学历核查情况。为了不耽误校友的出国深造机会,抓紧有限时间,提高各个环节效率,我馆负责老师多次与该生电话联系,积极联系教务处为该同学提供带绩点的成绩单,又由我馆提供了一系列的翻译认证服务,在时效内解决了该学生的难题,准时提交了材料。事后该同学电话联系负责老师并表示感谢,说感受到了母校老师为群众办实事的工作态度,为母校的效率点赞。

       这就是我馆默默奉献的档案人,每当校友发来感谢的时候,我馆老师总会说:“这是我们应该做的,为校友做好服务是我们的宗旨。”

      档案人就像岁月长河的摆渡者,左岸是被时间封存的过去,右岸是追寻记忆的渡客,中间飞快流淌的是档案人的青春。利用为本,服务至上的办事宗旨档案人都在用心践行,为师生办实事是我馆档案人的不倦追求。

    作者:李春雨