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关于做好2018届毕业生档案材料相关工作的通知

出处:本站原创   发布时间:2018-06-01 09:27:52    您是第0位浏览者

各学院(部)、各有关单位:
    
为了做好2018届毕业生档案材料的收集、整理、归档和转递工作,根据《广西师范大学学生人事档案管理实施细则》、《广西师范大学毕业生档案材料归档及转档工作规范》的要求,现将有关工作通知如下:

一、毕业生档案材料归档工作的组织实施

    毕业生档案材料归档工作由档案馆组织,各学院(部)在档案馆的组织指导下具体实施毕业生档案材料的收集、整理和归档工作。各学院(部)必须明确毕业生档案材料归档工作负责人,由负责人组织、培训学生开展毕业生档案材料收集、整理及移交等工作。参与毕业生档案归档工作的学生应政治思想好、责任心强、工作细致、认真负责(一般每20名毕业生的材料要配1名学生助理)。

二、毕业生档案材料归档前期工作

    各学院(部)、教务处学籍科、组织部、校团委、学工部就业指导中心、学工部资助管理中心、研究生学院研究生培养办公室、高师培训中心、校医院保健科等单位是毕业生档案材料形成或暂保管单位,应及早、规范形成毕业生档案材料,即签字与盖章手续完整,档案材料整洁、齐全,文字的填写规范(必须是铅印或用碳素墨水书写,不得用圆珠笔、铅笔和红色墨水、复写纸书写),明确档案材料发放时间,确保各学院(部)毕业生档案材料收集工作按时有序进行。如毕业生档案材料延期发放而档案又已送交桂林市邮局EMS投寄,此材料由发放单位负责转寄,我馆不再负责补寄。

三、毕业生档案材料收集

    收集、整理好毕业生档案材料是做好毕业生档案工作的重要环节,各毕业班辅导员要高度重视,认真组织好学生助理按照归档材料范围到材料形成单位收集各类归档材料,确保每一名毕业生(含往届推迟毕业生、提前毕业生)的档案材料收集齐全、整理完好。本科生档案袋(含毕业生原已建档的档案)由档案馆发放,雁山校区学院统一领取时间为66日上午900-1100,地点为雁山校区就业指导中心,育才校区、王城校区统一领取时间为67日,地点为档案馆学生档案室,其他材料收集范围及领取时间安排见附件1;硕士、博士毕业生档案材料收集范围及归档材料领取时间安排见附件2

四、毕业生档案材料的整理与移交

(一)本科生档案材料整理与移交

     1. 本科生档案材料收集、整理、密封、信息登记等工作在各学院(部)进行。具体操作如下:首先,认真检查每一位学生的材料是否收集齐全,然后将材料按照档案袋封面档案材料名称的分类及排序整理好后装入学生个人档案袋,装袋时避免档案材料漏装、错装;其次,依据归档材料准确填写学生档案袋封面各栏信息,注明材料的份数(如123等),封面注明的份数与袋内材料份数一致,不要打“√” ;第三,登录广西师大档案馆主页,登陆学生档案信息管理系统http://202.193.160.71/),录入学生档案材料信息并打印毕业生档案材料移交登记表一式两份;第四,检查确认毕业生档案材料移交登记表以及每份档案袋人名、档案材料内容等没有漏装、错装,正确齐全;第五,贴封条,密封正常按时毕业的毕业生档案袋,并在封口处密封条上面盖学院章,留校读研和延期毕业的学生档案袋不用密封;最后,请将密封好的和未密封的两类毕业生档案分别按专业、班级及学号(从小号到大号)排列,与毕业生档案材料移交登记表(一式两份,辅导员签字,盖学院章)一并移交给学生档案室。

     2. 各学院(部)整理好的毕业生档案,以学院为单位统一向档案馆学生档案室移交。雁山校区学院统一移交时间为72,地点为雁山校区就业指导中心,育才校区、王城校区学院统一移交时间为629,地点档案馆学生档案室。

(二)硕士、博士生档案材料整理与移交

     硕士、博士毕业生档案材料整理工作在档案馆进行。由研究生毕业班辅导员组织人员将收集到的归档材料带到档案馆,在学生档案室工作人员指导下整理归档,录入学生档案材料信息。档案整理时间安排见附件3

五、毕业生档案转递

    (一)根据相关规定,毕业生档案以邮政EMS快递方式寄送,为保证毕业生档案准确转递,要求档案转寄的地址必须详细具体,如xxxxxx县(区)xxxx号,档案接收单位写全称并具体到接收部门及其办公电话。

     凡因档案接收单位的名称、地址不准确而造成档案被退回,或要求改派新工作单位,需要再次寄出档案的将收取档案邮寄费。

    (二)学生档案室收到档案后,档案馆工作人员将检查档案接收单位和地址、打印转档通知单,逐个贴在需转出的毕业生档案袋上,再把档案袋装入EMS学生档案专用信封中,粘贴EMS快递单在EMS信封袋封面上,盖档案馆密封章。

    (三)学生档案室将于75-10统一通过EMS快递公司根据就业方案投递地址办理档案投递事宜。

    (四)个别毕业生档案转档需要通过机要局的,请学生本人向学生档案室提出申请并提供调档函复印件,由学生档案室办理。

六、毕业生档案查询  

    (一)学生档案转递10天后,毕业生可登录我校档案馆网页毕业生档案转递信息查询http://dag.gxnu.edu.cn/dagsearch),或者登录“就业圈”查询本人档案投递情况(投递去向、快递单号)。同时毕业生本人也可向档案接收单位的人事部门确认档案接收情况。发现档案未收到的,请及时向邮政EMS申请档案签收情况查询,时限一年

    (二)学生档案材料错装或档案内容缺失等疑问,请咨询本学院辅导员。

七、留校档案的保管及转递

特殊情况需暂时留校的毕业生档案,如需要转出到生源地或本人所指定的具有接收档案权限的单位,需办理以下相关手续:

   (一)毕业生到大学生就业指导中心(0773-5803280)开具转档通知单;

   (二)凭转档通知单到学生档案室办理转档手续。

八、其它注意事项

    (一)严格遵守档案归档工作制度。各单位参加归档工作的人员在收集整理毕业生档案材料时,要严格遵守档案工作的有关规定,收集的材料要指定专人负责保管,不得丢失。任何人不得利用工作之便抽取、撤换、销毁、伪造、涂改学生档案材料,违者要对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

    (二)学生档案管理系统操作说明可进入学生档案管理系统后查看或下载。

    (三)档案馆学生档案室(307室)联系电话:0773-5803405,联系人:车老师

    附件:1.2018届本科毕业生档案材料收集范围和归档材料领取时间安排表

             2.2018届硕(博)士毕业生档案材料收集范围和材料领取时间安排表

             3.2018届硕(博)士毕业生在档案馆进行档案归档时间安排表

 

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