档案是历史,是教材,是财富。以人为镜,明得失;以事为镜,晓事理;以史为镜,知古今。
工作动态
档案是历史,
是教材,是财富。
以人为镜,明得失;
以事为镜,晓事理;
以史为镜,知古今。
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别拿人事档案不当回儿事

文章作者:全国人才交流中心办公室 郑述飞 徐青青
 

档案与法·以案释法     开栏语
      从今日起,本报《档案与法》栏目与广大读者见面了。该栏目下设《法规解读》(解读档案法律法规以及其他法律法规中有关涉及档案的章节)、《档案维权》(利用档案维护公民和法人的合法权益)、《以案释法》(解剖典型档案违法案例)、《执法看台》(档案行政管理部门依法查处档案违法案件)、《图说新闻》(档案法制宣传图片报道)五个子栏目。届时,本报将约请有关专家、学者、法官、律师,围绕“档案”说法、析法,达到普法、用法的目的。欢迎广大读者和各地档案部门来稿和来电垂询,期待您的共同参与。


编者按
      人事档案是民生档案的重要组成部分,它涉及到人的切身利益。然而这些年来丢档、弃档的现象时有发生,这给就业、缴纳社会保险、办理退休手续时带来了诸多麻烦。本期《以案释法》栏目,特推出人事档案专题,邀请全国人才交流中心办公室工作人员、律师就人事档案的性质、作用和人事档案纠纷现身说法,同时介绍哈尔滨市开展企业职工档案丢失损毁补办认定的具体做法,希望以此能对人事档案管理者和“弃档族”们有所启发。

别拿人事档案不当回儿事

      众所周知,人事档案是一个人存在于社会的“印迹证据”。但是,我们发现,很多人把自己的档案弃置不用,并且越来越多人加入“弃档族”行列。那么,这在一些人看来用处不大甚至毫无用处的档案到底用没有用呢?我们不妨先从人事档案制度的形成说起。
      我国人事档案制度自20世纪50年代产生以来,对国家的信用建设、干部管理、福利分配、国家安全等方面作出了重大贡献,是社会和用人单位了解人才、使用人才的重要载体和依据。在社会主义市场经济条件下,人事档案是人员与社会管理相衔接的一个纽带,与人事调动、职业发展和维权等事关个人切身利益方面息息相关。并且,人事档案本身来源清楚、内容准确、真实可靠,并随着人的发展而不断丰富内容,在社会生活中具有现实效力,发挥着凭证和参考的作用。
      在人事档案管理工作中,国家也制定出台了一系列的法律法规。1996年7月修订的《中华人民共和国档案法》强调,人事档案作为国家档案的组成部分,所有权归国家,实行强制性归口管理。1991年4月颁布的《干部档案工作条例》规定,“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。”1996年12月颁布的《流动人员人事档案管理暂行规定》明确指出,流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位未经授权均不得擅自存放和保管人事档案。这些指导性法律法规为人事档案管理工作提供了政策依据,并使人事档案管理工作迈入了专业、权威的发展阶段。
      人事档案的严肃性和权威性决定了其工作的特殊性。第一,在工作性质上,人事档案工作是机要性、保密性强的工作。各级用人单位必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度,严密保管,确保其完整与安全。第二,在工作要求上,各级用人单位必须严格执行档案的转递、整理、查阅、管理条件等方面的具体要求。第三,在工作方式上,各级用人单位必须遵循科学规范的原则,做到标准科学、内容真实、管理规范,确保流动人员人事档案的管理权威性和公信力,做到“档如其人”。第四,在工作思路上,人事档案工作作为人力资源开发的重要内容,各级用人单位不仅要管好,而且要管活。用人单位不仅要着眼于稳定本单位人才队伍,而且要着眼于更大范围内的人才合理流动和人才效用发挥的最大化。
      随着我国市场经济的发展和人事制度改革的不断深入,“单位自主用人,个人自主择业”新的用人机制出现后,人才流动日益频繁,流动范围不断扩大,越来越多的“单位人”变成了“社会人”。工作岗位与人事档案直接的依附关系逐渐减弱,流动人员人事档案的作用出现日益弱化的趋势,致使“弃档”、“死档”不断增加。据中国人才交流协会的估测,在实现工作流动的人才中,约20%的人未携带人事档案。其中一部分是大中专毕业生在异地就业时,形成本人与其人事档案在一定时间范围内的分离现象,从而使其人事档案在这段时间内暂时处于“休眠”状态。另一部分是国有企事业单位和外企员工,被冻结档案或出现与原有档案断裂的现象,使其原有人事档案关系在某种意义上处于“死亡”状态。
      “人档分离”虽然是我国人事制度改革的一种趋势,是人才柔性流动或管用分离上的进步,但人事档案对一个人生活方方面面的影响还是不容忽视。部分用人单位把人事档案视为普通的经营项目,擅自接收和管理流动人员人事档案,使相关流动人员人事档案管理出现了较为严重的安全隐患;对流动人员人事档案管理的客观真实性造成一定伤害;影响了毕业生享受应有的工资转正定级、工龄连续计算、职称评定等人事代理服务;违背了国家有关人才流动的政策法律规定。另一方面,具有较强社会公信力的集人才信息与信用凭证于一身的人事档案,作为个人经历、品德能力、职业信用、个性特点的重要载体和信用记录,在人才流动、开发和使用等方面发挥着重要作用。个人需要的司法公证、信用说明、办理社保、婚育证明、转正定级、工龄计算、职称评定、出国政审、升学就业、办理退休手续等都要用到人事档案,都要以人事档案为准。
      小李同学2005年毕业于某高校,大学毕业后进入某外资企业工作,该企业不具有保存人事档案的资质,也没有要求他调档。一年后小李离开该企业,自主创业,有了一个自己的广告设计工作室,就一直没有从学校提取档案。2009年,在办理购买限价房时,街道告知他需要人事档案部门出具相关证明时才开始寻找四处档案。但此时,小李已经毕业四年,超过了教育部门规定的派遣期限。小李的人事档案也因此成为了“无身份”档案,失去了干部身份,转正定级、职称评定、工龄连续计算等一系列问题都被耽误了。小李因此尝到了“弃档”的苦果。类似小李同学这样的情况屡见不鲜,很多人因为对档案价值认识的缺乏而影响了自己职业生涯的连续性。
      看来,档案是“有时无用、无时有用”,这正说明了人事档案的“死”和“弃”具有阶段性和相对性的特点。这部分人事档案虽然是“弃档”,但它依然是人事档案的一种类型,仍然具备人事档案的基本属性,将来还会发挥一定的作用。在适当的情况下,它们是能够“起死回生”,激活为有价值的“活档案”的。
      因此,在人才频繁流动的今天,用人单位要高度重视人事档案管理工作,切实维护流动人员人事档案的高度公信价值。个体在职位发生变动时,要尽快与相关单位和政府所属流动人员档案管理服务机构取得联系,及时将档案转出妥善保存,以免给工作生活带来不必要的麻烦和不便,也使自身的合法权益和应有的社会、政治待遇得到保障。

      原载于《中国档案报》2010年2月18日   总第1966期    第三版

 


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