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数字化教育和高校数字化档案馆建设

 
 
董传良
上海交通大学信息统计中心付主任、研究员
 
  摘要  随着数字化教育基础设施的不断完善,数字化教育资源建设已成为数字化教育的核心和关键。档案馆作为科学研究和各方面工作提供档案史料的中心和国家重要信息资源基地,今天在进行数字化档案馆建设的时候应主动迎合社会信息化的要求,并从信息资源和教育资源建设的角度,充分认识数字化档案馆对数字化教育的意义和贡献度。本文从面向数字化教育的档案馆的功能定位、设计特点及若干实现等进行讨论。
  数字化大学建设和数字化教育的兴起,是近年来面对信息化浪潮我国高等教育的一个重要举措。不少学校通过校园网的设施建设和教育应用功能开发,构建集教学、科研、管理、生活为一体的数字化教育环境,最终实现教育过程的全面信息化。数字化大学建设和数字化教育,给高校档案馆的发展带来了新的机遇,这个机遇的核心就是如何利用信息技术,将档案信息快速地向数字化方向发展,实现数字化的信息管理方式和沟通传播方式,使档案信息成为可有效利用和共享的重要的数字资源,进      一步扩展档案馆的传统功能,使其成为学校公共服务体系的重要组成部分。
  从我国计算机应用发展的历史来看,档案馆是最早开展计算机应用的单位之一,各种应用系统在档案馆工作中发挥了很好的作用。然而另一方面也应看到,长期以来,为数众多档案管理系统往往又是一种基于内部管理的封闭系统,虽然采用了先进的信息技术手段,但档案馆还是处于信息孤岛局面,忽略了或者不能做到将档案馆的信息看作是学校和社会的一项重要的信息资源。在对档案利用需求的认识、档案信息的提供程度、利用方式等方面落后于社会信息化发展的要求。这种局面的形成有其种种的历史原因,今天在进行数字化档案馆建设的时候,要规避上述问题应考虑的问题很多,本文从面向数字化教育的档案馆的功能定位、设计特点及若干实现等进行讨论。
一、档案馆面向社会信息化和数字化教育的功能定位
  随着数字化教育基础设施的不断完善,数字化教育资源建设已成为数字化教育的核心和关键。档案馆作为科学研究和各方面工作提供档案史料的中心和国家重要信息资源基地,在进行档案馆功能规划时应主动迎合社会信息化的要求,并从信息资源和教育资源建设的角度,充分认识对数字化教育的意义和贡献度。
  各个档案馆不论其规模如何,保存的资料都不尽相同,历史沉淀越厚,个性化差异越大。档案自身包含大量的各种信息,既有历史信息,又有文化信息,因此档案馆既是档案物质载体的保存基地,同时又是档案内在信息的存储基地。国内外的档案专家已提出档案资料本质上也是一种文化和知识资源,档案以方字、图形、符号、声像等手段记录人类的文化知识,因此档案又是文化知识的载体,档案馆理所当然具有储存民族文化信息的功能。这种对档案认识的重要深化,除了极大地强化档案馆的信息存储功能以外,把档案馆的信息存储功能的作用提高的前所未有的高度,也是传统的档案管理与社会信息化相融合的理论依据。
  就档案馆的功能而言,档案收藏功能是档案馆的首要功能,这是档案馆的性质所决定的。档案馆的基本任务就是按照国家的有关规定,通过接收与收集档案,集中保管各类档案。档案馆是档案安全保管保存的基地,是保证档案财富持续积累和世代相传的最佳组织形式,是档案的最终归宿。社会数字化或信息化进程都不会改变档案馆的这一基本功能。
  面向数字化教育的档案馆的功能规划,除了传统的保管收藏功能外,应更重视档案馆服务功能和教育功能的规划,档案馆是为科学研究和各方面工作提供档案史料的中心,也是国家重要信息资源基地。档案的本质属性是原始记录,历史演变过程通过档案记载下来,档案是历史研究的重要依据,没有档案佐证,历史研究将空洞无物。档案馆的服务功能通过向社会传播档案信息为社会服务,是档案馆馆藏档案赖以存在和发展的基础,档案馆的生机活力所在。档案的教育功能,是将档案里记录的大量史实、丰富的科学文化知识,通过档案这种原始的有直接说服力的形态,为社会主流教育提供服务。
  数字化档案馆的建设过程实际上是传统文化的重新评估和重组的过程。建设数字化档案馆和建设数字化图书馆一样,两者都是直接参与学校乃至国家的数字资源建设,作为建设个体来说前者在数字化对象或者数字化内容方面任务同样很艰巨。由于各建设个体历史信息和文化信息的差异,各文化知识载体间的独特性会更加显现,一旦实现数字化,其意义将十分重大。它不仅可为利用者提供准确、系统,有较高权威性和参考价值的档案信息,能够满足学校教学科研的需要,普及教育知识、服务社会大众发挥重要的作用,而且作为丰富多彩的文化资源将会越来越具有经济开发的价值。
 
二、         面向数字化教育的档案馆建设的设计特点
  数字化档案馆建设与以往的档案管理系统相比,除了具有计算机化的档案管理以外,更强调档案作为信息资源的理念,更注重信息的共享和利用。为了最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享,发挥档案信息的增值作用,建设数字化档案馆一方面促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用,从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革。另一方面,也将促进档案部门在工作方式上的创新,将使档案馆业务从单纯保管型向服务驱动型方向发展,进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的作用和地位,促进高校档案馆的跨越发展。
  数字化档案馆建设不能只认为是增加一些数字化设备、开发一些应用,而首先要重在管理理念和系统设计上的创新。把数字化档案馆建设主动融入学校的数字化大学建设中,通过分析数字化大学的建设对校园教学、科研、管理等方面产生的影响,在设计数字化档案馆时,考虑如下几点:
  (1)校园内计算机高度普及,校园网覆盖了全校各个区域。学生、教师可方便快捷地上网学习、办公和查询。基本实现信息传输网络化、用户端计算机化。
  (2)人们已习惯于通过网络传递信息。部门间的信息传递,通过网络进行文件的提交、传送和回复。传统的各种通知、消息被基于网络的信息发布系统和办公邮件所取代。
  (3)学校各类应用系统的建立和投入使用对学校档案管理理念产生新的影响:应用系统一方面在给业务部门提供业务管理和事务处理的同时,自动地产生了各个门类的档案实体凭证,另一方面建立了与档案实体有千丝万屡关系的各类信息资源库。学校的各类资源的数字化,给传统的各门类的档案实体提供了视野更为广阔、深入的信息源,形成以档案实体为主干,延伸到各类信息资源库的信息网络,由于档案管理的特性,信息的构成的要求是完备、系统的。
  (4)资源共享呼声日甚。除了信息设施的共享以外,各部门更迫切的要求是对信息的共享。希望将各类应用的信息集成起来,大家能够通过单一的访问点,访问跨门类、跨系统的信息,并获得多元化的信息服务。建立学校中心数据库或者说学校数据中心,已引起了学校和有关部门的高度重视。中心数据库是为面向全校的信息共享和分析决策服务的。它不再是业务处理的流水帐,而是由经过综合的全局共享信息、是一种综合性、持久性信息。由于档案馆信息的完备性、系统性,将数字化档案馆设计成各应用系统信息流的汇总点,其重要性不言而喻。
  (5)数字化大学将推进公共服务体系从其服务内容到服务形式都在更大程度上实现计算机化、网络化和智能化。公共服务体系是为学校教学科研提供的支撑性服务体系,包括网络服务、信息服务、教育技术服务、图书馆服务、博物馆服务、艺术馆服务等。学校档案馆将不仅仅是档案的保管地,其庞大、权威的信息资源,与图书馆一样可提供有效地信息服务。
基于如上的考虑,面向数字化教育的高校数字化档案馆应具有如下特点:
  1、档案馆业务流程处理和服务的网络化。充分利用现代通信、计算机网络等基础信息设施,实现信息传输网络化:内部建立连通各个部门的计算机网络平台,外部联接校园网和Internet公共通信网络,建立通畅的获取信息和提供信息服务的通道。
  2、档案馆业务流程处理的自动化。用数字化手段对档案业务各流程进行管理,可对各立档单位形成的电子文件和办公自动化系统生成的电子档案实行网络监控、接收和归档,实现文档一体化管理。
  3、档案信息的数字化和资源化。采用先进的数字化存储技术,将各个时期、各种门类的档案信息数字化,建成各类数字信息资源库,其内容多媒化:可以是文件、资料、语音、视频、图形图像等多种形式。档案信息的资源化,是强调档案信息的可利用性和共享性。建成的信息资源库应具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和浏览等特点,除了可以提供基于网络的易用、方便的档案利用手段,还可提供馆际信息联网,实现更多范围的信息资源共享。
  4、档案信息的知识化。在档案馆业务流程处理和服务数字化的基础上,与数字化大学的各个应用系统实现无缝联接,建立全面的信息体系。应用系统除了产生各个门类的档案实体凭证以外,还及时、准确、可靠地采集和传输相关信息,这些相关信息的吸纳可以来自于内部应用系统,也可来自于Interner外部网络,它们是对档案实体的重要补充。档案实体与信息的分离,将极大地丰富档案信息,提高档案信息可利用性,成为数字档案馆的重要特征,也是档案信息资源化、知识化的重要途径。在建立丰富的档案信息资源库的基础上,可进一步发展面向知识的内容管理,提供主动式档案编研成果服务和智能化内容导航,使档案信息成为学校和社会重要的信息资源和知识资源
三、         在数字化档案馆建设上的若干做法
  数字化档案馆与数字化图书馆一样,是运用最新的科学技术开发我国的文化资源,有专家说其建设过程“是一次知识的创新”。在我校数字化档案馆建设中,除了要解决档案馆业务处理的自动化以外,更重视档案信息的数字化、资源化和知识化建设,我们的做法是:
  1、              主动融入学校的数字化大学建设,将数字化档案馆建设为丰富、完备、权威的信息资源
长期以来,我校档案馆已建立了完备的档案实体收集制度,涉及到学校的各个部门,可在充分发挥档案馆信息采集框架和信息点全面、系统的基础上,按资源建设的需求进一步丰富和完备档案信息。解决的途径是采用档案实体与信息分离的管理理念,给传统的各门类的档案实体提供视野更为广阔、深入的信息源,形成以档案实体为主干,延伸到各类信息资源库的信息网络。实体有关的信息的采集在以往的系统中有很大的难度,但将数字化档案馆建设主动融入学校的数字化大学建设时则可成为可能。
  (1)      将数字化档案馆设计成各应用系统信息流的汇总点
  随着数字化大学建设的进展,我校相继建成各类应用系统,在这些系统中蕴藏着大量与档案实体有关的信息,是数字资源建设的丰富的信息源。基于这样的认识,档案馆与负责全校信息系统建设的部门密切合作,共同制定向各个应用系统采集的信息内容(信息集)和信息标准;将档案馆信息系统设计为各应用系统的后端,建立了信息采集平台,使档案馆信息系统成为全校各应用系统信息流程的终点站,与各个应用系统实现无缝联接,建立全面、完整的信息体系。
  (2)      网上电子归档。
  建立了面向各归档部门的网上预立卷和远程归档工作平台,归档部门的文件材料预立卷工作、归档工作和档案馆管理人员对归档材料的审核工作均在网上进行,档案馆管理人员与基层兼职档案馆员通过网络进行对话,运用网络来完成档案的归档和审卷工作。
  (3)   数字化档案馆与各应用系统实现无缝联接。
对于象党群、人事等门类,系统直接与各归档部门的收发文管理对接,紧紧抓住归档的源头,所有的收发文材料都在网上进行登记,而后再按归档类目进行文件材料的预立卷工作,保证了归档的完整率。对于象教务、科研、设备等专业化门类,通过信息采集平台按信息采集标准,完成网上归档和信息采集。
  信息采集平台与各应用系统实现无缝联接,对各应用系统事务处理层的数据进行抽取、综合、归类和抽象,形成全局性、持久性信息,提供全校范围的信息共享并向有关部门和校领导提供分析和决策支持。
  2、           强化跨门类的档案利用,突出挡案的信息特质
  数字化档案馆信息结构的设计应改变传统的以案卷为中心的组织方法,采用以文件信息为中心的数据结构,支持多媒化和跨门类应用,淡化案卷和档号,突出挡案的信息特质,提供全信息集查询。可按文件级、案卷级查询、不分文件级、案卷级综合查询;分门类、跨门类查询等多种查询途径;提供模糊查询、准确查询、任意组合查询、自得定义查询等多种查询方式。
  3、           建立档案编研工作平台,提供主动式档案编研成果服务,提高信息服务的水平和资源的知识化程度
  档案编研工作,是以馆藏档案文献为主要对象,以主动提供或报道档案信息内容,满足社会利用为主要目的,在研究档案内容的基础上,按专题对档案文件进行收集、筛选、加工,使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作。我们认为将传统的档案编研与计算机技术、网络技术相结合,是实现档案信息知识化的有效途径,也是一种知识的创新工作。为此,我们在系统中提供了功能强大的面向馆藏档案和外部网络的档案编研工作平台,其特点是:
  (1)对馆藏档案提供功能强大、自定义、跨门类的检索功能,检索信息可包括文字、图象、Word、Excel文件等,检索结果可灵活地组织成事项、专题和主题,并自动在网上发布。
  (2)提供了自主控制的网络搜索引擎,该搜索引擎可以在Internet上按用户指定的范围自动搜索并保存,编研时再可对搜索引擎的内容进行灵活的查询筛选,收集的结果可与检索到的馆藏档案一起组织成事项、专题和主题在网上发布。
  这样,通过档案编研工作平台,可以按编研目的,将多个文件资料编组到一个事项中,给事项加上题目和编研内容的文字描述。事项中的文件资料可以是馆内的也可以是馆外的,不仅了突破门类的限制还突破了馆际、地域的限制。另外,一个文件资料可以编组到不同的事项中,多个事项可以组成一个专题,多个专题又可以组成一个主题。档案编研工作平台可灵活地组织和发布各种档案编研成果,提供主动式档案编研成果服务,同时体现了数字化档案馆虚拟化的特征,大大地提高了档案信息的可利用性和知识化程度。
  社会信息化是21世纪的主题,数字化档案馆已成为高校档案馆发展的趋势,面对新的机遇,我们应该牢牢把握,以改革和创新的精神,将高校档案馆现代化建设推进到新的水平。


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