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我国电子文件管理现状调查与思考

   来源:《档案学通讯》2008年第六期   中国人民大学信息资源管理学院  张宁
    [摘要]电子文件管理是目前我国文档管理领域面临的一个重要研究课题。本文通过对多家具有代表性的机构的调查研究,从归档方法、管理理念、管理方法、管理制度、管理系统等方面深入剖析了我国电子文件管理活动中存在的问题,较为全面地论述了我国电子文件管理的现状。
    
    在信息化进程中,社会信息资源愈来愈多地以电子化的形式存在。电子文件越来越广泛、深入地渗透和影响着人类社会生活的各个方面,其快速增长的庞大数量,以及对社会生活真切反映和普遍联系所造就的内在质量,使得电子文件成为现代社会信息资源的重要组成部分。自20世纪90年代起,电子文件管理逐步成为国际档案界关注和研究的热点。为了全面了解和把握我国电子文件管理的现状,提升我国电子文件管理水平,中国人民大学信息资源管理学院“电子文件管理机制研究”课题组采取实地调查和问卷调查相结合的方式,于2007年6月~12月间对我国153家中央直属机关、省级档案机构、企事业单位的电子文件状况进行了点面结合的系统调查。
 
    近些年来,我国电子文件发展进入“井喷期”。国家档案局2006年进行的调查显示,已有近80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统,产生各类电子文件近2亿件。此番最新调查结果表明,我国政府部门生成的电子文件数量占全部文件数量72.7%,其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在;有49%的机构生成的电子文件数量占全部文件数量的50%以上(包括50%)。48%受访机构认为未来5年,50%以上的文件将仅以电子文件的形成存在。在已经开始接收电子文件进馆的档案馆中,有52.9%的档案馆预测未来5年接收进馆的电子文件数量将成倍增加。由此不难预见,在不久的将来,电子文件将成为政府、企事业信息资源的主要承载体和表现形式。电子文件将成为继纸质档案出现以来人类档案史上的第二次革命。
 
    由于我国信息化建设起步较晚,关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段。虽然从1996年起国家和地方档案部门开始着手电子文件管理的研究,并取得了一定的成果。但对比国外一些电子文件管理先进的国家以及国内的实际管理需求看,电子文件管理远未达到理想的目标。此次现状调查进一步揭示出我国电子文件管理中存在着很多亟待解决的问题。课题组根据调查结果分析,目前我国在电子文件管理实践中仍然面临着缺乏制度规范、电子文件管理系统功能不完善、电子文件质量难以保障等诸多问题。即便是归档后的电子文件,也因缺少科学的管理措施,亦面临着无法正确划分保管期限、无法保证长期可读性、无法维护其真实性等多重风险。电子文件的前后端管理脱节、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技术落后等一系列问题使得大量的电子文件基本处于无序、无规的分散混乱状态,导致我国电子文件面临着严重的失控风险。
 
    一、电子文件归档方法的不恰当,直接危及文件信息资源的有效收集
    电子文件是各类机构在电子政务、电子商务以及各类电子化业务中形成的凭证性信息记录。长期以来,机构内的档案部门和各级各类档案机构共同肩负着收集和保管具有保存价值的电子文件的职责,它们通过接收归档和移交的方式,将属于归档范围之内的电子文件集中到档案部门统一管理。国外实践表明,这种集中管理的模式在电子文件管理时代依然适用。然而,电子文件生成分散、易于操作等特征,使得原有的归档时间、归档方法和归档程序都难以满足其要求。
 
    在数量上,在中央机关及直属企事业机构,电子文件生成量与归档量的比例远远低于传统状态。调查数据表明,42.2%的电子文件没有以任何方式留存;74.4%机构的没有采用任何措施存留数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电子文件,电子文件处于严重的流失状态。
 
    在归档方法上,由于尚未出台电子文件保管期限表,大多数机构仍按照纸质文件保管期限表执行;电子文件的归档流程要么只是沿用纸质文件的定期集中移交(占40.8%),要么就是简单的系统自动转存(占40.8%)。缺少适用的电子文件归档规则和科学的方法、流程很难在集中归档的状态下保证归档电子文件材料的完整,所以,各机构电子文件归档的有效性很难认定。
 
    在归档范围上,大部分档案机构只关注电子公务文书的归档,25.6%的机构只接收党政文件(公文)和部分业务文件;而剩下74.4%的机构由于电子文件管理系统不完善,无法接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等,导致这些最能够反映机构业务职能的电子文件长期分散保管在业务部门或者信息部门。这些统计数据意味着这些机构的电子文件很难及时、准确和完整的收集到档案部门的手中,难以实现有效地集中统一管理,导致大部分机构将面临电子文件严重失存的风险。
 
    档案馆的调查统计数据表明,自2000年以后,各档案馆才开始接收电子文件进馆,而且37.9%的档案馆迄今仍未开始接收工作。即便在已经开始接收工作的档案馆中,3.4%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行的业务电子文件(包括数据库),6.9%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行和非现行的业务电子文件(包括数据库)。其他89.6%基本上没有关注电子业务文件。
 
    不难想象,无论是机构内的档案部门,还是综合档案馆,都远未对属于归档范围的电子文件进行全面、有效的接收。前文已经提及,集中管理模式是经国内外大量实践检验而得到的最佳实践,迎合了电子文件形成与管理特征。将电子文件置于专业部门集中统一管理之下,能够最大程度地保证其质量并为后续的开发利用工作奠定坚实的基础。因此,电子文件在大量生成而长期缺乏集中有效管理的状态下,必然有很多宝贵的电子文件信息将因此而流失。
 
    二、电子文件管理理念的不正确,直接影响文件信息资源的质量
    凭证性是电子文件的基本属性,是电子文件管理的根本立足点和出发点。电子文件既要充当机构开展业务的凭执工具,又要充当依法行为的有效证据。电子文件管理的目标就是保证电子文件的质量,即电子文件的真实、可靠、完整、可用和安全。真实性是其首要目标。而调查结果表明,在机构大量生成和使用电子文件的前提下,有73.5%机构认为电子文件不可以代替文件独立行使文件的职能,55.1%的机构无法保证本机构生成的电子文件是真实、可靠的。即便是在承认电子文件地位的机构中,仍有56.4%机构电子文件管理系统缺少电子文件真实性的认证功能,82%文件形成机构和86.2%档案馆没有捕获证明电子文件真实性的元数据。很难想象,在尚未明确电子文件地位或者缺少保证真实性措施的情况下,这么多的机构“敢于”使用和依靠电子文件去开展业务活动。根据课题组对调查问卷若干问题的关联分析,只有2%机构的系统能管理元数据,却有27.6%机构认为其所保管的电子文件具有证据价值。不能不说,这样的认识带有很大的盲目性。综上所述,很多机构在电子文件管理问题上存在着严重的盲目性,这种盲目性缘于其缺乏对电子文件管理重要性的认知以及科学的电子文件管理理念。
 
    这种认知上缺陷以及管理理念的不科学性,引发了具有“中国特色”的双套制和双轨制产生。在目前我国机构文件管理实践中,文件流转总体上来说有以纸质文件流转、电子文件与纸质文件共同流转的“双轨制”、仅有电子文件的“单轨制”三种模式;相应地,电子文件的保存有将电子文件打印成纸质文件、电子文件与纸质文件同时保存的“双套制”、直接保存电子文件三种模式。根据课题调查结果,其中实行电子文件“双轨制运行”的文件形成机构占53.1%,“双套制保存”的文件形成机构占89.8%、档案机构占58.6%。24.5%的机构则电子文件部分独立运行,部分双轨运行,电子文件与纸质文件的比例分别为7:3,4:1,9:1,2:8 。而真正实现“电子单轨”运行的只有4%。
 
    如果说“双轨制运行、双套制保存”模式因具有特定背景下作为电子文件管理权益之计的合理性,那么从电子文件特点、信息技术发展、社会需求和国际经验来看,“双轨制运行、双套制保存”的管理模式自身具有明显的过渡性特征,一方面“二双制”增加了管理成本、造成资源浪费;另一方面,一些特殊类型的电子文件,诸如视频、音频、多媒体、数据库等许多种类、格式电子文件并不能彻底还原成纸质文件输出,即便是有些文本文件能够将内容以纸质文件形式输出,但是保证电子文件真实性、完整性、准确性的背景信息也无法得到保障。
 
    还需要说明的一点是,在统计数据中,尽管有93.9%的机构认为该机构领导关注电子文件管理问题。但是根据实际的调研情况看,大多数机构领导对于电子文件的认识和理解仍然停留于传统文档管理的范畴,尚未认识到电子文件作为信息资源的重要价值,尚未认识到电子文件管理的重要性和特殊性,因此,档案部门在推进电子文件管理的过程当中,仍旧遇到权限过窄、人财物缺乏等阻碍,无法真正推进和实施科学的电子文件管理。
 
    三、电子文件管理方法的不科学,直接威胁文件信息资源的长期留存
    长期保管具有凭证价值的电子文件,使其具有持续的可读性和可用性是档案部门的根本职责所在。电子文件的特点决定了其长期保管目标不仅取决于后端的档案管理部分,还受到前端文件形成、流转、移交过程中各项工作的影响,比如电子文件的格式、元数据等问题。因此,电子文件管理强调全程管理和前端控制。
 
    从前端看,关乎电子文件长期保管的一个重要因素是元数据问题。元数据的主要功能之一就是为电子文件的真实性和长期保管提供必要的背景信息。因此,从这个角度说,电子文件的管理是基于元数据的管理。缺少元数据,在某种程度上就意味着电子文件管理是无效的。通过对调查结果的综合判断分析,仅有6%的机构的电子文件元数据结构有专用于实现文件凭证价值和长久保存的元数据。事实上,由于目前我国电子文件元数据标准尚未出台,最好的办法就是参考国际标准。被调查对象中,没有一家机构采用国际(外)标准。38.8%声称遵循国内或行业标准采集归档电子文件元数据的机构,其中多数机构遵循GB/T18894-2002管理电子文件,8%的沿用档案著录规则来采集归档的电子文件元数据。另外8%的机构没有遵循任何标准。由此不难看出,元数据的管理严重缺乏规范性、科学性和统一性,这样即使得到所谓的元数据,也是不完整、不符合要求的。其结果必将导致电子文件真实性、完整性的认定以及长期可读性无法保证,自然也就无法满足电子文件管理的需要。
 
    从后端看,当电子文件移交并进入档案馆长期保管之后,有44.8%的档案馆保存的电子文件格式遵循了国内外相关标准,其中有7%的机构参照了国际标准,这表明我国电子文件管理尚未与国际接轨,标准化程度较低。10.3%的档案馆已经出现电子文件无法读取的问题,62.1%的档案馆未出现电子文件无法读取的问题,27.6%的档案馆尚未考虑此问题。这个比例足以引起重视,没有回答的近三成的档案馆可以推断处于风险之中,或忽视,或回避此问题。因此,至少有37.9%的机构已经发生或者存在影响电子文件长期可读性的风险。
 
    保证电子文件的长期可读性应该是档案馆的重要任务,但是高达86.2%的档案馆尚未制定电子文件的迁移规划,大部分机构仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上。更令人触目惊心的是,31%的档案馆未采取任何措施以保证电子文件的可读性,足见电子文件长期可读性存在的隐患有多大。
 
    四、电子文件管理制度的不健全,直接损害文件信息资源的整合与利用
    电子文件资源的整合和利用,是展现电子文件管理成果的主要途径。尽管有55.2%被调查档案馆认为有能力检索并提供所需信息,但是,我们从对电子文件归档、电子文件系统功能和电子文件长期保存问题的分析结果中可以推断出,前端的准备工作如果无法保证,那么后端的开发利用根本就无从谈起。
 
    归档移交,是电子文件资源整合和利用的前提,没有真实、完整、充足的电子文件信息通过规范的程序进入档案馆,电子文件的利用就是无源之水。而调查数据一再表明,目前档案馆不但在接收、管理和利用制度上存在着明显的缺失,而且在接收和利用的方法途径上也难以符合电子文件的特点和需求。
 
    长期保管,是电子文件利用的保障。如果电子文件无法读取,那么利用也就无从谈起。前文第3点分析已经明确地揭示出档案馆在长期保管方面存在的很多问题和风险,这势必将影响到电子文件资源未来的整合和深度开发利用。
 
    应对电子文件管理制度问题,一方面需要不断的建立和完善,另一方面则需要档案机构切实的贯彻执行下去。数据表明,尽管已经有一半的档案机构已开始对电子文件归档进行监督或指导。虽然这个比例已经超过半数,但一方面,从原则上说,指导归档是档案机构的基本职能之一,每个档案机构都应该不折不扣的履行这项职能,其目标应该是100%;另一方面,由于很多档案机构都尚未制定科学的归档制度,因此,即便是监督或指导,也不是有根有据、科学合理的。
 
    五、电子文件管理系统功能的不完善,直接影响文件信息资源的管理水平
    电子文件管理系统是管理电子文件的主要工具。信息社会的文件管理就是要通过完善、科学的管理系统实现传统管理活动的自动化和智能化。电子文件管理系统根据使用主体的不同,分为文件形成机构的电子文件管理系统和档案机构的电子文件管理系统。在文件形成机构的调查中,已经使用电子文件管理系统的机构占79.6%。但由于我国尚未出台电子文件管理系统功能需求标准,对电子文件管理系统的建设科学的指导,因此,现存系统(或模块)在功能上差异较大。
 
    首先,从系统接收范围的角度看,在这些已有电子文件管理系统(或模块)的机构中,仅有25.6%的系统能接收和管理机构内部形成的所有电子文件。74.4%的电子文件管理系统(或模块)不能接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等。在对档案馆的调查中,已经使用电子文件管理系统机构有48.3%,是没有使用电子文件管理系统机构24.1%的两倍,但仍未过半数。在系统的接收范围上,由于没有统一明确的规定,各地档案馆不尽相同。24.1%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行的行政电子文件,17.2%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行和非现行的行政电子文件。3.4%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行的业务电子文件(包括数据库),6.9%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行和非现行的业务电子文件(包括数据库)。
 
    其次,从系统功能的角度看,大部分机构声称电子文件管理系统(或模块)仅具有归档、备份、长期保管的功能。但至今由于我国尚无电子文件管理系统功能需求规范,造成有37家单位的系统声称具有归档功能,却没有一家有规范的功能需求;11家单位的系统声称具有鉴定功能,却没有一家有电子文件保管期限表;22家单位的系统声称具有元数据捕获的功能,却没有一家执行元数据规范;34家单位的系统具有长期保管功能,却有21%已经出现了电子文件无法读取的情况;17家单位的系统具有迁移功能,却有仍有24%已经出现了电子文件无法读取的情况。这说明我国中央国家机关尚无功能齐备的电子文件管理系统。
 
    再次,从元数据角度看,前文已提及,只有2%机构的电子文件管理系统(或模块)具有元数据捕获和对电子文件真实性的认证功能。不能对元数据进行统一管理的系统可以推断为不合格系统。
    
    此外,多数机构的电子文件管理系统的功能仅局限在接收、简单管理、提供利用电子文件:10.3%机构的电子文件管理系统仅能够接收电子文件,并提供查询利用,27.6%机构的电子文件管理系统能够对电子文件进行简单的接收、管理和提供利用。这类系统不能算作是真正意义上的电子文件管理系统,充其量只能算作现行文件的集中发布平台。

    由此可以得出这样的结论,电子文件管理系统的发展呈现不统一、不平衡和不完善的状态,大部分只是充当简单的接收、发布平台,并不是真正意义上的电子文件管理系统。同时,还可以看出,由于缺乏统一的建设标准,电子文件管理系统的建设整体上处于低水平的重复建设,不但耗费大量的人力物力和财力,而且为日后电子文件的有效管理和共享带来了严重的风险隐患。
 
    以上对我国电子文件管理现状的调查和分析,为我们敲响了电子文件管理的警钟。国际上电子文件管理方兴未艾,发展日新月异,管理水平逐日攀升,而相比之下我国却仍然处在缓慢的匍匐前行阶段。如果不抓住时机,尽快建立健全电子文件管理体制,改进和提升电子文件管理水平,那么,我们与世界的差距将越来越大。
 
 
 
     (本文受中国科协项目“电子文件管理机制研究”和国家自然科学基金项目“我国电子文件管理国家战略的基础理论与框架体系研究”(项目代号:70673110)资助。)


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