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树立对电子文件的正确认识

来源: 档案学通讯网站          中国人民大学信息资源管理学院  徐拥军
 
    随着信息革命的兴起、信息化进程的加速以及电子政务、电子商务的发展,电子文件在全世界呈现出飞速增长与广泛普及之势,成为人类社会的基本记录形式、重要信息资源和主要法律证据。有效管理、充分开发电子文件资源,对于国家政治、经济、文化等各方面建设都具有重要而深远的意义。近年来,我国在电子文件管理领域做了许多工作,取得了长足进步,但总体情况仍不容乐观。其中一个十分重要的原因在于,不少人对电子文件存在许多错误的认识。因而,树立对电子文件的正确认识,是促进我国电子文件管理发展的思想前提。
 
    一、正确认识电子文件兴起的历史必然
 
    人类社会不断发展进步,记录方式也在不断发展演变。在过去的历史长河里,结绳刻契取代口耳相传,甲骨金石取代结绳刻契,简牍缣帛又取代甲骨金石,然后纸张一统天下。当一种新的记录载体与记录技术刚刚出现时,人们往往受到长期的传统习惯影响,对这种新的记录载体与记录技术持有怀疑与抵制心理。例如,我国早在东汉时期公元105年蔡伦就改进了造纸技术,开始使用纸张书写文件,魏晋以后纸质文件逐渐增多。尽管纸张价格低廉、书写轻便,但是由于传统的思维惯性与行为习惯,人们仍觉得纸张不如简牍缣帛庄重正式。东汉人崔瑗,家贫无资使用缣帛,以纸抄书赠送友人,特意附信表示歉意:“贫不及素,但以纸耳”。官府公文也仍以简牍为主。但是,新事物最终会战胜旧事物,新的记录方式最终会取代旧的记录方式。到了东晋末叶公元403年底桓玄代晋自立,颁发诏令称:“古无纸,故用简,非主于敬也”(《渊鉴类函》卷二○五)。自此,中国社会完全进入“纸质文件时代”与“纸质文明时代”。
 
    纸质文件全面取代简牍文件用了300年左右的时间,而电子文件取代纸质文件只需数十年。1946年世界上第一台电子计算机在美国诞生。1998年,美国通过了《政府文书削减法》,要求美国政府在未来五年内实现无纸化办公。1999年,英国政府发表《政府现代化白皮书》提出,所有政府机构的文件要在2004年全部实现电子化。
 
    据中国人民大学信息资源管理学院调查,2006年我国14.3%中央机关及其直属企业事单位生成的文件全部为电子文件;48%的受访单位认为,未来五年50%以上的文件仅以电子文件的形式存在。2007年4月,四川省政府办公厅发布了《关于全省政府系统公文无纸化传输平台运行和管理有关事宜的通知》(川办函[2007]118号),要求自2007年7月1日起,全省政府系统公文收发全面取消无密级纸质文件收发,实行电子文件传输。2007年8月上海市政府规定:从当年10月1日起普遍下发电子公文,纸质公文各部门原则上只下发1至2份,简报、会议通知只发电子版本。
 
    新的记录方式取代旧的记录方式,既是人类历史发展的必然,也是人类社会进步的标志。我们应该顺应时代发展的潮流,正确认识并积极应对电子文件。
 
    二、树立对电子文件的信任与管理电子文件的信心
 
    首先,我们必须认识到电子文件不是“子虚乌有”。尽管它具有信息的非人工识读性、易变性、易逝性等特征,但它仍是一种实实在在的记录;只要进行科学的管理,电子文件如同纸质文件一样是可靠的、可信的,是可以作为证据被生成与保存的。现在许多国家已经在法律上认可了电子文件的证据效力。在1998年至1999年美国司法部针对微软公司的诉讼案件中,诉讼双方向法庭呈送的大约3,000份证据大多数是电子邮件,美国司法部一位高级官员说,电子邮件正是这次诉讼的一场革命。2006年,摩根—斯坦利公司再次因未按《萨班斯-奥克斯利法案》保存电子邮件而被美国证交会罚款1,500 万美元;而在此之前的一桩民事诉讼中,该公司因为拒绝交出电子邮件而输了官司,被陪审团一审判定赔偿14.5亿美元。2004年,我国颁布的《中华人民共和国电子签名法》,明确了部分电子文件(数据电文、电子文书)的证据效力,具有十分积极的意义。
 
    其次,我们必须认识到电子文件也不是“洪水猛兽”。尽管它十分脆弱、相当复杂,但并非不可控制、不可管理;它既然是由人们所产生的,也必然能被人们所管理。而且许多理论与实践表明,随着管理方法的完善与信息技术的进步,人们能够有效地管理电子文件。例如,随着电子文件元数据规范、封装技术、迁移技术的日趋成熟,电子文件对于软硬件系统的依赖逐步减少,自说明能力逐步增强,极大地推进了电子文件真实可靠、长久保存的可能。MTC公司通过对CD-ROM光盘的测试得出结论:MTC光盘的平均寿命在300年以上,第145年读盘可读性为95%;美国已经研制出可保存千年的“罗塞达碟”。
 
    三、克服对“双轨制”和“双套制”的依赖心理
 
    目前,我国绝大多单位仍然寄托于以“双轨制”与“双套制”应对电子文件的挑战。“双轨制”是指在运转电子文件处理流程的同时,仍然保留相应的纸质文件处理流程;“双套制”是指在保存电子文件的同时,仍然保存对应的纸质文件。据中国人民大学信息资源管理学院调查,77.6%的机构完全或部分采用“双轨制”,89.9%的机构采用“双套制”。我们必须认识到“双轨制”和“双套制”有着致命的缺陷,无法全面应对电子文件的运行和保管。
 
    一者,音频文件、视频文件、数据库文件、多媒体文件或超媒体文件等类型的电子文件是无法打印成纸质文件的,而且这些类型的电子文件数量越来越多。
 
    二者,电子邮件、电子订单等类型的电子文件即使被打印成纸质文件,也会因为原来生成于计算机系统中背景信息的丢失而丧失证据效力。
 
    三者,“双轨制”与“双套制”非但没有实现信息化提高工作效率、降低工作成本的初衷;反而大大抵消了信息化的优势,降低了工作效率。
 
    四者,“双轨制”与“双套制”造成大量的纸张浪费。四川省政府估计,推行无纸化办公,一年可节省纸张630万张。黑龙江省政府估计,推行公文无纸化传输,一年可节省纸张40万张。一架运七飞机的设计、制造电子文件若全部打印成纸质文件,其纸质文件的体积超过了飞机本身的体积。
 
    纵观世界各国,唯有中国仍然在全面推行“双轨制”和“双套制”模式管理电子文件。而美国、英国、德国、法国、澳大利亚、加拿大、新加坡、日本和韩国等均逐步推进或已经实现了“单轨制”与“单套制”模式。例如,美国国家档案馆对联邦政府机构档案的接收已完全实现电子化,对于相同内容的文件接收了电子文件,就不再接收相应的纸质文件。他们认为电子文件的安全性已经达到100%。丹麦提出全面使用电子文件替代纸质文件。加拿大国家图书与档案馆只接收电子文件进馆。日本提出“绿色IT”计划,倡导无纸化办公,以减少纸张和其他物质资源的消耗。
 
    因此,我国应克服对“双轨制”和“双套制”的依赖心理,下定决心推动“单轨制”与“单套制”进程,尽量缩短从双轨、双套到单轨、单套的过渡时间。
 
    此外,信息化建设是“一把手工程”,电子文件管理也是“一把手工程”。领导干部首先正确认识和高度重视电子文件管理,克服对信息技术的恐惧与不适应心理,学会并习惯使用计算机系统起草、签发和批阅电子文件,才能促进电子文件管理的发展。
 
 
    注释:
 
    [1]北京市信息资源管理中心,中国人民大学信息资源管理学院.国外政府信息资源开发利用的政策与实践研究[R].2005
    [2]冯惠玲.电子文件管理机制研究[R].中国科学技术协会,2007
    [3]无纸化推行 四川距电子办公时代有多远?[N].http://www.sc.gov.cn/jrsc/200707/t20070706_190454.shtml ,2007-12-18
    [4]上海:电子政务搭起网上“行政事务受理大厅”http://www.sh.xinhuanet.com/2007-08/07/content_10783090.htm, ,2007-12-18
    [5]王岚.无法回避的挑战,必须跨越的颠峰——迎接电子档案的降临[J].档案学通讯,2000(1):18-22
    [6]朱伟一.摩根士丹利为何与电子邮件过不去?[N].南方周末,2006-06-22
    [7]DRAMBORA (Digital Repository Audit Method based on Risk Assessment) http://www.repositoryaudit.eu/;Planets - Digital Preservation Research and Technology,http://www.planets-project.eu/publications/?search[0]=3;DPE (DigitalPreservationEurope) http://www.digitalpreservationeurope.eu/;Electronic Resources Preservation and Access Network,www.erpanet.org/
http://findarticles.com/p/articles/mi_m0GER/is_2000_Winter/ai_68617256,2007-12-24,王岚:信息化条件下档案管理的发展趋势和方向,《档案管理前沿与发展趋势学术报告文集》,2006年
    [8]无纸化推行 四川距电子办公时代有多远[N].
    [9]省政府无纸化办公一年节约纸张40万张[N].http://info.paper.hc360.com/2005/12/26092328233.shtml,2007-12-24
    [10]孙钢.中国档案代表团赴美考察报告[R].2007
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