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试论高校档案信息化建设


选自《兰台世界》2007.2工作版第1314
试论高校档案信息化建设
作者:黑龙江大学档案馆
 
    一、高校档案信息化的科学内涵
    高校档案信息化是指在档案管理过程中,把各种现代化设备和技术手段运用到档案的收集、整理、保管、利用等各个环节上,从而使档案管理趋向规范化、合理化及高效率化的过程。它包括三个方面内容:(1)数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应存档的文件、资料、信息等以统一、规范的数据格式录入计算机,以备处理。(2)工作流程信息化。通过专用软件实现档案的分类、编目和排序。为此,首先需要规范管理流程,确定岗位员工的工作标准,减少人为调控和干预。为保证文档一致性,学校办公自动化系统要与档案管理系统兼容。(3)档案检索信息化。在实行分级检索制度的前提下,通过校园网和互联网可实时、准确地检索所需要的存档文件、资料、文献等。比如,采用计算机及辅助设备进行档案的编目、检索;运用现代网络技术,实现档案信息在网上快速传递和资源共享;通过现代化报警设备和多种保护技术,使档案管理更安全等。
    二、高校档案信息化对高校档案工作的影响
    高校数字化档案信息可凭借信息高速公路为传输途径,任何人通过信息公路中任何一点、任意终端即可查到自己所需的档案信息,因此,高校档案信息向数字化的转变,无疑会对高校档案工作产生深远影响。
      1.从纸质到数字化。高校档案管理模式的改变:档案信息资源数字化就是利用数字化技术将用其他形式存储的信息资源转化为计算机可识别的二进制代码形式。这样,档案信息在存储、加工、管理、使用方法上都发生了变化,可以借助计算机技术和网络环境实现对数字化信息资源的有效管理和利用。传统的档案工作是对档案实体进行管理,档案实体是有形的东西,管理空间要做到有序化,而传统档案管理最大的缺点也正是有序化。传统档案管理主要是物理管理,例如,文件标题有时不能完全显示文件的内涵,所以文件级和案卷级目录都不能显示所要查找的内容,而数字化档案却可以。在数字化档案库里,没有找不到的已存在的文件,即我们通常所说的 全文检索”。档案信息化使高校档案馆摆脱库房式的管理方式,档案馆不再是一个物化的库房,更多地像是人的大脑。档案不再像传统文档那样按照某种特定的顺序排列在框架上,档案的排列完全虚拟化,就像人脑的记忆。信息存取,是以大脑中特有的记忆方式和语言符号来排序、输出。它可以在我们发出命令之后,按照设立的软件程序进行整理、排序,然后输出。这种方法有助于提高信息的收集和使用效率。档案信息化可以妥善解决珍贵档案文献的保护和利用问题。对于珍贵的档案文献原件,当处于易损或变质状态时,经数字化后,可制作视读替代品,将原件保存,使原件得到了可靠的安全保护,同时也提高了档案信息
内容的使用效率。
      2.从远距离到近距离。高校档案利用方式的改变:传统的档案利用模式是,用户要利用档案,必须到档案馆去,这种利用十分不便。数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,在任何地点、任何时间,只需有一台联网的电脑,即可进入高校档案管理系统,把档案信息带到自己的桌面上,查阅自己需要的档案信息,这样许多的利用者无须造访档案馆大楼,就可以查到自己所需的档案。网上利用的开展,将会使档案工作进入一个崭新的工作阶段和极好的良性循环之中。
      3.从档案馆到信息中心。高校档案馆职能的转变:随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域,今后档案的鉴定、整理、编目工作的关注焦点不再是文件实体,而是文件背后的活动和意图。要更好地了解文件形成的整个过程,宏观了解文件形成者的职能、计划和活动,重视信息系统与文件形成者之间的有机联系,这样档案部门通过直接参与文件的形成,从保管机构变为审计机构。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为“ 无墙界档案”,档案馆从档案实体的保管基地变成了利用方便的信息控制中心。
      4.从“ 手工”到“ 现代”。高校档案业务工作的改变:传统的文书立卷归档,是在催办完成后,次年收集立卷、归档,不仅周期长而且劳动强度大。信息数字化使档案能及时归档并尽快提供利用。通过互联网,文书处理部门将收、发文输到计算机中,其他部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅与自己相关的文件并注明处理意见,随时归档,把数据通过网络传输到档案管理系统数据库中,从而使档案数据录入工作更为轻松。与此同时,校园网中各类数据库的建立,使各类数据“ 数出一门”,从而使各类数据的归档及时、准确。在克服了重复劳动的同时,还克服了以往必须“ 归档”后才能“ 查阅”的弱点。
    三、高校档案信息化应采取的策略
    档案信息化建设是一项系统工程,它包括很多方面的内容:档案信息资源的有序整理、档案信息网络建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设、标准体系的建设和法制化建设等。
      1.实行文档一体化管理。尽管文档一体化管理的思路已提出多年,但由于管理体制和现代化办公程度不高,在实际工作中仍然存在着文书部门与档案部门各自为政的局面,不断地重复劳动,造成人力、物力、财力上的浪费。所以应加快实现文档一体化管理,充分利用校园网络资源共享的功能,将上级来文及各处、室形成的文件直接转换,进入档案馆数据库,减少档案人员的重复录入,保证档案信息的完整性。
      2.软、硬件基础设施的投入。校园网络虽然与档案馆相连,但是,若没有档案信息管理系统软件的支持,没有相关硬件设备的投入,校园网对于档案信息化管理来说就形同虚设了。高校可以结合自己的经济能力,从实际出发,充分利用现有设备,按照“ 填平补齐、适当超前、适当延伸”的原则购置适当的技术设备。包括数据库服务器、路由器、图文影像扫描设备、海量存储设备等。
      3.建立标准化、规范化体系。电子文件对计算机等设备软、硬件环境的依赖性决定了其管理(收集、归档、利用)的技术性,其形成的整个过程由一系列严密的电子文件技术标准作支撑。计算机对电子文件管理的准确性则在相当程度上取决于操作人员著录的准确程度,这种准确程度高低又取决于操作人员对相关著录标准的理解深度。而且电子文件形成后,需要集中保管,各软件由于运行环境、版本之间的不一致会产生彼此间的不兼容性。建立一个通用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储、交换格式标准,才能保证高校校园网、校际网、教育系统网、档案系统网之间档案信息存储、交换的顺利进行。
      4.建立档案信息网站。档案的真正价值在于利用,档案信息化建设的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。利用校园网建立档案信息网站,实行新信息上网发布、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务,同时开展档案信息咨询服务,为用户进行定向、定题的交互式信息咨询,运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发,提供更多二次、三次加工的信息产品,拓展档案馆的服务功能,提高档案服务质量。档案信息内容可以分为三种类型:一是非保密的、公开的档案信息,可在公众信息平台上自由查阅;二是日常办公所需的内部档案信息,可利用办公网络以个人授权方式在专用服务器的数据库中查阅;三是保密档案信息,由档案信息管理人员对有权查阅的对象在档案专用服务器中提供服务。
      5.加强高素质、复合型人才建设。电子文件归档,电子档案保存及开发利用,都要靠管理人员。档案工作人员应该是具有广博的知识并掌握现代网络技术的复合型人才。档案馆的网络化、自动化建设是建立在计算机科学与档案学专业基础之上的。知识经济时代,档案馆工作人员是信息资源与用户之间的桥梁与纽带,是高知识含量信息产品的设计者、生产者和操作者。所以,档案工作人员的知识结构和能力结构也要有相应的变化,他们不但是档案学、文书学、信息传播学等方面的专业人才,而且是计算机应用软件开发、通信工程技术、信息网络、信息管理、数据库生产和服务、办公室自动化及计算机辅助设计技术等方面的专业人员,还要熟练地掌握外语。电子文件归档及电子档案的保存及开发利用,是一件新生事物,培养和造就一批电子档案管理人员是当务之急。
参考文献:
1.丁海斌.电子文件与电子档案管理[M].辽宁大学出版社,2000
2.陈志远.档案信息化建设的认识与思考[J].中国档案,2003(1)
3.葛桂珍.试论高校档案信息化管理[J].科技情报开发与经济,2005
(责编:孙海燕)


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