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档案后保管范式与知识管理

 
中国人民大学信息资源管理学院  徐拥军
原载:《档案学通讯》2008年第2期
 
    摘  要:档案后保管范式的提出,主要源于两个直接因素:一是文件形态的变化,二是文件数量的变化。其基本内容是新来源观、宏观鉴定论和知识服务。新来源观和宏观鉴定论是知识服务的基础和保障,知识服务是档案后保管范式的核心和目的。档案后保管范式的思想内核体现和反映了档案管理向知识管理方向发展的内在要求和必然趋势。
    关键词:档案后保管范式  知识管理  新来源观  宏观鉴定论  知识服务 
 
The Post-Custodial Paradigm for Archives
and Knowledge Management
XU Yong-Jun
School of Information Resource Management, Renmin University of China  100872
 
Abstract: The Post-Custodial Paradigm for Archives origins in two direct factors, modal changes of records and quantitative changes of records. New Principle of Provenance, Macro Appraisal Principle and Knowledge Services constitutes the Post-Custodial Paradigm for Archives. New Principle of Provenance and Macro Appraisal Principle act as the basis and support of Knowledge Services which are the core and aim of the Post-Custodial Paradigm for Archives. Core contents of the Post-Custodial Paradigm for Archives embody and reflect the instinct needs and inevitable developing trends of archives management’s orienting towards knowledge management.
    Key Word: The Post-Custodial Paradigm for Archives; Knowledge Management; New Principle of Provenance; Macro Appraisal Principle; Knowledge Services
 
   自从1996年特里•库克在北京第十三届国际档案大会上,首次比较系统地阐述“档案后保管范式”(the Post-Custodial Paradigm for Archives)[1]以来,档案后保管范式成为档案学新的理论范式。档案后保管范式是档案学界针对档案工作面临环境急剧变化、传统的档案保管范式受到巨大挑战而做出的积极的理论回应,体现了新形势下档案管理发展的内在规律,反映了档案管理演进的必然趋势。档案后保管范式本质上是“一种以来源为中心,以知识为中心的管理”,[2]其目的和核心是实现“知识服务”,它体现了知识管理的核心理念和内在要求。

   1.档案后保管范式的研究历程

    档案学界对档案后保管范式的研究可以追溯到1974年,这一年的10月3日,在美国档案工作者协会第38届年会上,协会主席F•杰拉尔德•汉姆做了题为《档案边缘》的报告,提出:“为了适应社会结构的变化、文件数量剧增、信息缺失、文件易逝和技术进步,档案工作者应改变旧观念,投入智力资源,进行合作,积极主动地参与文件鉴定和档案接收,使档案工作不再是随着编史工作风气变化的‘风向标’,档案不再只反映狭隘的研究兴趣(即原来的工作‘中心’),而能真正反映人类生活的方方面面(即‘边缘’)。”[3]这篇文章孕育了档案后保管范式的思想,七年后汉姆在《美国档案工作者》第44期(1991年夏季刊)上发表了《后保管时代的档案战略》一文,首次提出了“后保管时代”(post-custodial era)概念。他指出:“信息革命正将我们推入档案历史的新时期——后保管时代。在这个新时代中档案工作者作用的大小依赖我们改革的能力,依赖我们是否能够改变过去的工作方法,调整战略以面对这场革命带来的机遇与问题。”[4]1994年,库克发展了汉姆的“后保管时代”思想,提出:“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡,正是档案界为应答电子时代的挑战,由保管时代向后保管时代过渡的要求”。[5]
    1996年,在第十三届国际档案大会上,库克比较系统地阐述了他的档案后保管范式思想:“这种新的‘后保管’范例将传统理论对实体保管对象——实态文件的关注,转变成对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。所有这些都远远超越了对文件进行传统的档案保管,这种保管模式可以因此被称作‘后保管’模式。”[6]
1997年,冯惠玲教授在其博士学位论文《拥有新记忆——电子文件管理研究》中总结:“所谓‘后保管模式’指的是一种以来源为中心,以知识为中心的管理”。[7]此后,中国档案学者对档案后保管范式中的新来源观、宏观鉴定论进行了比较热烈的探讨。

   2.档案后保管范式的产生背景

    档案后保管范式的提出有着广泛的实践背景,如人类社会活动的拓展,信息技术革命的冲击,社会结构的变化,组织机构的膨胀,等等;也有着深刻的思想根源,如后现代主义思潮的出现,人本理念的深化,公民意识的强化,等等。如果我们仅从档案专业自身来看,档案后保管范式的提出主要源于两个直接因素:一是文件形态的变化,即虚拟的电子文件取代实体的纸质文件;二是文件数量的变化,即文件数量急剧增长。如库克所言:变革传统保管观念势在必行,主要有两方面的原因:“计算机社会里文件的类型”和“文件的数量”。[8]

   2.1文件形态的剧变

   由于计算机技术的迅速普及与推广,电子文件大量涌现,逐渐取代纸质文件的地位。相对于实体的纸质文件的 “stable(稳定)、permanent(永久)、static(静态)、inactive(不积极)、fixed或rigid(固定、严格)”等特性,虚拟的电子文件具有“unstable(不稳定)、impermanent(非永久性)、dynamic(动态)、active或interactive(积极、交互式)、fluid或transformable(流动的、能改变)”等特性。[9]因而,“根本不存在档案工作者或信息管理者传统意义上理解的文件实体,而只是一系列反映不同职能活动的动态信息集合。”[10]
电子文件的这些特性带来了两大难题:一是,电子文件极易流逝,难以捕获,结果造成有用信息流失,组织记忆缺失;二是,基于实体文件形成者的来源信息和有机联系在虚拟状态下难以追溯和考察,以至于电子文件背景方面的深层信息和深度知识无从挖掘。而传统的、基于纸质文件,以实体来源原则为核心的档案学理论与档案管理技术无法从根本上解决这两个难题。

   2.2文件数量的剧增

   随着人类社会活动的拓展与深入、信息技术的发展和普及,作为人类社会活动的原始记录——文件——的数量也在不断增长。过去,文件的数量以算术级的速度增长。例如,古代罗马教皇在1243年至1254年的11年间,平均每年产生文件730份。到1294年至1303年的9年间,平均每年产生文件50,000件,前后相较增长了60多倍。[11]今天,文件数量正以几何级的速度加速增长。据推算,在20世纪50年代,信息数量10年内就实现了倍增,在20世纪60年代和70年代,倍增周期缩短为7年和5年,而现在人类社会信息数量倍增时间仅仅为18个月至5年。这是一个惊人的速度,即使以5年为周期来计算,也意味着,在今后不到70年的时间里,人类积累的信息量将达到我们今天信息量的100万倍。[12]库克也向我们提供了一个计算数据:“如果仅把加拿大政府的现行文件首尾相连,它们将环绕地球144圈,或者往返地球与月球8次。它们相当于2,000,000册图书,也就是说,加拿大国家档案馆每个鉴定人员每年大约要鉴定1,300,000册图书,平均每天鉴定6,000本以上,而且这还不包括那些电子文件,据保守估计,它们所含信息量比纸质文件及其他地图、录像带(盘)、照片、海报等多100倍。”[13]
    对于这种文件数量的急剧增长,档案工作者称之为“文件雪崩”,社会公众称之为“信息超载”、“信息爆炸”。“文件雪崩”要求人们投入更多的资源(人力、物力、时间、空间)来保存文件。但是有限增长的资源投入与无限增长的文件数量是一对永恒的矛盾。更为可怕的是“如果说文献的数量急剧增长,那么信息的质量却大幅度下降”,[14]有用的信息被大量杂乱无章的垃圾信息所埋沉。这种“信息污染”大大降低了人们吸收信息的效率,增加了人们获取知识的难度。据调查,近年来美国、日本职员的信息吸收率仅为10%左右。[15]国际知名的高德(Gartner)公司研究表明,有90%的企业认为他们的竞争力被信息超载冲击而削弱。[16]
    2006年9月,笔者在某单位档案馆进行调研。在该馆我试着用他们的清华紫光档案信息管理系统检索公司总部2001年至2005年的、主题词包括“人事”的档案,结果系统显示有多达137份档案。这137份档案大都是有关公司人事政策的规定。如果想知道哪些人事政策已经废止,哪些人事政策还在执行,只有逐份阅读这些档案的内容才能知道,而要逐份阅读这些档案是一项相当费时耗力的任务。无怪乎,约翰•奈斯比特说:“我们淹没在信息之中,但仍处于知识的饥渴中。”“大量但无序的信息,不是资源,而是灾难。”[17]如何防止、控制这个灾难呢?对于我们档案管理者来说,就是要强化文件鉴定,剔除无用文件,实现以最小的文件数量保存最大价值的信息、知识。汉姆说:“信息过载现象逐渐严重,信息的判断比信息的处理和获取显得更为关键”,[18]即是强调要加强文件鉴定。但是,传统的“直接鉴定法”——逐份审查文件的内容,如何能高效地解决海量文件的鉴定问题呢?
   电子文件取代纸质文件,大量信息流失,深层背景知识无法挖掘;“文件雪崩”,有用文件被大量无用文件埋沉。结果,人们感到了“信息恐惧”、“知识饥饿”,传统的档案保管范式受到巨大的挑战。为应对这种挑战,档案学者提出了“档案后保管范式”。

   3.档案后保管范式的基本内容

    档案后保管范式由三个基本内容组成:新来源观、宏观鉴定论、知识服务。

   3.1新来源观

    传统来源原则中的“来源”是指文件形成者,往往是一种实实在在、看得见摸得着的机构、组织或个人。而新来源观中的“这个‘来源’是指文件的形成过程及背景,即文件是由谁,在什么条件下,运用哪些数据,为了什么目的,采用了何种结构形成的等方面的情况。”[19]新来源观强调“从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实体来源转变为变动、临时、甚至‘虚拟’的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源”。[20]它促使人们将对文件管理的重心从文件产生之后转移到其产生之初或之前,提前控制和全过程控制文件的运转,确保文件被有效捕获与控制,而不会流逝;促使人们将关注点从文件表层的、内容方面的信息、知识转移到其深层的、背景方面的信息、知识。荷兰档案学者埃里克•凯特拉说:“我们只有通过这些虚拟文件产生过程中的相互联系才能理解其内容,因为来源、上下文关系、进化、指令都暗示着一种理解力、暗示着知识。”[21]新来源观坚持了“我们专业和理论的传统核心——来源、尊重全宗、因果联系、发展、相互关系和次序”,使得档案人员可以“把信息转化为一种知识范例,更好地适应电子文件和通讯时代”。[22]

   3.2 宏观鉴定论

    传统的“年龄鉴定论”、“行政官员决定论”、“职能鉴定论”、“双重鉴定论”、“利用决定论”等都是采用比较具体的、微观的鉴定标准,要求直接地、逐份逐份地审查文件的内容,然后决定文件的存毁。
    如今,由于文件形态剧变、文件数量剧增,“文件的传统概念和物质形态不复存在,需要鉴定的文件数量过大,而这种鉴定往往必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成。鉴定将因此侧重于职能、业务和风险分析,而非文件及其潜在价值”。[23]这样,宏观鉴定论就应运而生。
宏观鉴定论“不再采用时间、来源、职能、内容或用户之类的具体标准,而是改用更加宏观且相对抽象的‘文件形成机关的社会职能’标准。确实地说,它们使鉴定标准脱离了文件的具体内容,上升为文件形成者的宏观职能,从而使鉴定方式和方法从分散变为集中、由个别变为系统。”[24]这种宏观的、系统的、超前的鉴定标准与方法可以对数量庞大的文件进行“批处理”式的鉴定,从而极大地提高鉴定工作的效率与质量,大量地剔除了没有价值或价值很低的文件,减少了信息污染的程度。

    3.3 知识服务

   在传统档案管理中,档案管理人员忠实地保管着档案,被动地为用户提供档案,而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、知识的难题留给用户自己去解决。在利用信息、知识,创造价值的这个过程中,档案管理者只做出了极少的贡献,因而也就只能“坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前”[25]。而知识服务要求档案人员“停止扮演保管员的角色,而成为概念、知识的提供者”,“把着眼点从信息转移到知识上(探寻、传播、理解),从建立数据库到建立知识库上”,“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。[26]这样,档案人员真正满足了用户的信息、知识需求,为信息、知识价值的实现做出了巨大的贡献,因而也就可以“重新坐回上帝的身边”。[27]通过知识服务,档案人员“有机会通过向世界展示如何避免淹沉在无意义的数据‘海洋’里和如何探求相互关联的意义或知识,来重新肯定我们专业的适用性”。[28]

   4.档案后保管范式体现知识管理的内在要求

    虽然档案后保管范式是从档案专业自身的视角出发,为解决档案专业自身的问题而提出来的。但是,它在思想理念方面却与知识管理不谋而合。
 
1:对档案后保管范式的阐释
     新来源观的实践目的在于捕获文件,防止信息流失,追溯和考察文件的背景因素,挖掘文件深层的、隐含的信息和知识,从而为知识服务提供丰富的知识资源。宏观鉴定论的实践目的在于提高文件鉴定的效率与质量,剔除没有价值或价值很低的文件,提高人们检索、利用所需文件的效率,增强人们获取、吸收信息和知识的能力,从而为知识服务提供良好的知识结构。知识服务的目的则是通过更好的技术手段为用户提供档案服务,指引用户从文件中获取所需的信息、知识(甚至智慧),从而应用知识、创造价值。
    由此可见,新来源观、宏观鉴定论和知识服务三者是有机统一的。档案后保管范式的核心和最终目的是知识服务,新来源观和宏观鉴定论是实现知识服务的基础和保障,如图1所示。正如齐虹博士所说:“库克把知识服务作为‘后保管模式’的目的,他的‘档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡’正是档案工作者面对知识服务的要求所做出的应答。很显然,新来源观和宏观鉴定是实现知识服务的手段和保证,而知识服务则是三者的核心和精华。”[29]
    知识服务作为档案后保管范式的核心和最终目的,体现了关注知识价值、重视提供知识、强调应用知识的思想理念,这种思想理念也正是知识管理的核心价值观念。可见,档案后保管范式的思想内核体现和反映了档案管理向知识管理方向发展的内在要求和必然趋势。
 
徐拥军个人博客:http://www.daxtx.cn/?uid-8      联系邮箱: rucxyj@163.com
 
注释:
[1]笔者认为“paradigm”译为“范式”更为适当一些,但中国档案界最初将“paradgim”译为“模式”,沿用至今。本文中一般称“范式”,但引用他人论著时仍尊重他人的意见。
[2][7][19]冯惠玲.电子文件时代新思维[J].档案学通讯,1998(6):48
[3][14](美)F•杰拉尔德•汉姆著,刘越男译.档案边缘[J].山西档案,1999,(1):14~17
[4][18] (美)F•杰拉尔德•汉姆著,刘越男译.后保管时代的档案战略[J].档案,2000(6):26~29
[5][8][10][13][25][26]27](加)特里•库克著,刘越男译.电子文件与纸质文件观念:后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命[J].山西档案,1997(2):7~13
[6][20][22][23][28]第十三届国际档案大会文件报告集[C].北京:中国档案出版社,1997
[9]冯惠玲.认识电子文件[J].档案学通讯,1998(1):47
[11]韩玉梅,黄霄羽.外国档案管理[M].北京:中国人民大学出版社,1998:76~77
[12]郭庆光.传播学教程[M].北京:中国人民大学出版社,1999:36
[15]杜江南.论信息污染[J].情报探索,2004(12):57~59
[16]李茂海.知识自动化:现代企业知识管理的突破[N].中国产经新闻报.2006-04-27.B05
[17](美)约翰.奈斯比特著,梅艳译.大趋势——改变我们生活的十个新方向[M].北京:中国社会科学出版社,1984
[21][第十一届国际档案大会报告集[C].北京:档案出版社,1990
[24]冯惠玲,张辑哲.档案学概念(第二版)[M].北京:中国人民大学出版社,2006:282
[29]齐虹,石慧敏.知识服务及其在档案管理中的实现[J].北京档案,2002(8):20~22


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