档案是历史,是教材,是财富。以人为镜,明得失;以事为镜,晓事理;以史为镜,知古今。
学术园地
档案知识
学术论坛
首 页--学术园地--详细内容
档案学界知识管理研究述评

 
徐拥军  邓荣华
原载《兰台世界》2008年第12期
 
    摘  要:早在20世纪90年代中期,档案学者就已经意识到了未来档案管理的知识管理走向。当前,档案学界对知识管理问题的研究集中于档案管理与知识管理的关系、基于知识管理的档案管理创新、档案知识管理阶段等方面。总体上,档案学界对知识管理问题的研究热潮不高、思路单一、深度不够。
   关键词:知识管理  档案管理  档案学
 
    知识管理是当前管理学界、信息学界的研究热点。近年来,档案学界也日益关注这一领域,并取得了一定的研究成果。但是总体上,档案学界对知识管理的研究有待深入。
    早在1994年,加拿大著名档案学者特里•库克(Terry Cook)就提出:档案工作者应该“由实体保管员向知识提供者过渡”,“把着眼点从信息转移到知识上(探寻、传播、理解),从建立数据库到建立知识库上”,“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。[1]1997年,冯惠玲教授在其博士学位论文《拥有新记忆——电子文件管理研究》中指出:“所谓‘后保管模式’指的是一种以来源为中心,以知识为中心的管理”;“在后保管模式中,重视档案文件中所包含的有效信息——知识,要甚于文件实体”。[2]库克和冯惠玲的论述中都包含有知识管理思想的成分,反映了当时中外档案学者已经意识到了未来档案管理的知识管理走向。
    最早在档案学论著中明确提到“知识管理”的可能是加拿大档案学者高德•拉伯楚克(Gord Rabchuk)。1997年,拉伯楚克在《美国档案工作者》(American Archivists)杂志上撰文指出:“要长久地发展我们的工作,关键在于是否具有发展并抓住新机遇的能力。这种机遇将把我们与知识管理革命直接联系。下个世纪企业档案工作者将在有关企业的知识管理决策中,承担重要责任。”[3]1999年,知识管理成为第二届美国企业档案论坛的议题之一,有学者指出知识管理视野下的档案馆不再局限于单一职能。[4]2000年,陈智为教授提出:“在即将到来的知识经济时代,档案工作将被视为知识管理工作”。[5]2001年,冯惠玲教授在中国首届档案学博士论坛上提出,在“夹缝时代”,档案人员应该将职能重心从实体管理转向信息管理、知识管理。[6]此后,中国档案界开始关注知识管理问题的研究。
 
   二、主要研究成果
    (一)档案管理与知识管理的关系
    档案学者一般认为,档案管理与知识管理存在密切的关系,档案管理属于知识管理的范畴或重要内容。美国马里兰大学教授布鲁斯•W•德尔斯泰恩(Bruce W. Dearstyne)认为:“文件管理的目标在许多方面都与知识管理非常相似——都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。”[7]彭明彧同志指出:“文档管理系统是知识管理系统的重要基础”,“档案管理与知识管理终极目标具有平行性”,“知识管理与档案管理的运行方式具有并行性”,“知识管理和档案管理原则具有部分兼容性”。[8]宗培岭教授分析了企业知识管理与企业档案管理、企业信息管理在管理观念、管理对象、运作方式等方面的区别。[9]赵立芳同志认为:“广义企业知识管理是企业文档管理创新发展的方向,企业文档管理是狭义企业知识管理的重要组成部分”。[10]张斌博士提出:“企业档案是企业重要的知识资源,企业档案管理是企业知识管理的重要内容”,[11]这代表了学者们对于企业档案管理与知识管理关系的基本共识。
    (二)基于知识管理的档案管理创新
    不少档案学者认识到,应以知识管理思想指导档案工作改革。美国密西根大学伊萨贝斯•雅克(Elizabeth Yakel)博士认为:作为知识管理者,档案文件管理工作者面临挑战,应该“从信息收藏中心到知识创新中心”,由实体文件管理到知识管理,满足知识需求,提倡组织学习。[12]张斌博士等人认为:企业档案工作面临巨大挑战,企业档案工作改革的方向是实施知识资源管理,主张将原有档案机构扩展为“知识资源管理中心”。[13]学者们还提出如下档案管理创新措施:强化知识观念,提高知识管理意识;进行档案数字化、知识化,建立知识库;实现档案管理信息化、网络化;推进文件、档案管理一体化和图书、情报、档案管理一体化;开发档案信息资源,提供知识服务;培养适应知识管理要求的档案管理人才;等等。
    (三)档案知识管理阶段
    档案学者大都认为,档案知识管理是档案管理发展的最高阶段。徐鸿同志指出:“档案知识管理就是要将知识管理的理论和方法运用于档案馆的各项管理活动中,在原有档案实体和信息管理基础上,注重对档案系统内外的知识流的构筑与管理,建立以档案利用者满意为中心的档案知识服务体系。”[14]郑志平[15]、李明贤[16]等人参照国外信息管理发展阶段划分的理论,提出了档案的物理控制阶段、档案的技术管理阶段、档案信息资源管理阶段、档案知识管理阶段之说。胡小琳同志认为:“我国档案管理工作的发展演变和未来趋势,可以将其划分为三个阶段:实体管理阶段、信息管理阶段和知识管理阶段”;“知识管理阶段是档案管理的高级阶段,是对前两种管理形式的延伸与拓展”。[17]宗培岭教授提出:“档案实体管理、档案信息技术管理、档案信息资源(知识)管理是档案管理的三个不同阶段”,这三个阶段是递进、并存关系。[18]深圳市纬能管理系统发展有限公司编写的《企业档案知识资源管理——知识管理应用培训教程》提出:企业档案管理经历“档案纸质管理”、“档案管理电脑化”、“档案数字化管理”、“档案知识化管理”四个时代。[19]丁华东教授和他的一批学生还提出了“档案知识管理范式”[20]、“档案知识管理研究范式”[21]的概念。
 
    三、问题与不足
     (一)研究热潮不高
    在国外,档案学界较早就论及了知识管理,但至今没有形成研究热潮。雅克博士就曾指出:“像‘知识管理’、‘智力资源’和‘数字资产管理’这些在当今各种组织中大量出现的概念,在档案界却很少使用。”[22]
    在国内,比之于企业界、公共管理界、图书情报界等对知识管理的研究热潮来说,档案学界对知识管理的研究相当冷清。以与档案学相邻的图书馆学、情报学为例,“在众多以‘知识管理’为研究内容的学科中,图书情报领域的研究成果次于计算机与信息系统领域,居第二位。”[23]截止于2007年3月10日,在“中国期刊全文数据库”的“档案学、档案事业”类中检得主题涉及“知识管理”的论文仅有121篇,而“图书情报与数字图书馆”类中检得主题涉及“知识管理”的论文多达1,727篇。
    (二)研究思路单一
   多数档案学者沿着“档案是重要的知识资源—→档案管理是知识管理的重要内容—→按知识管理的要求改革档案管理”的思路进行研究。这一思路简单直观、易于理解,但是难以深入探讨档案管理与知识管理的内在联系,不能从理论高度上分析从档案管理向知识管理发展的必然规律。冯惠玲教授曾非常具有远见地提出另一种研究思路——从档案后保管范式所强调的“知识服务”的角度研究档案管理向知识管理过渡的内在规律。但是,只有周毅教授[24]、齐虹博士[25]等少数学者对此作过尝试,而且反响不太大。除了张斌博士明确提出“档案管理应以知识资源管理为发展方向,知识资源管理应以档案管理为核心内容”[26]之外,其他学者都着重于研究如何以知识管理指导档案管理创新,却较少有人反过来思考档案管理对知识管理具有何种促进作用与借鉴意义。
     (三)研究深度不够
     一些档案学者对知识管理的研究仍停留在对“知识管理”、“显性知识”、“知识服务”等概念的解释、借用上。少数学者简单地将档案馆视为一个类似于企业的普通组织,机械地将知识管理的思想理念、技术方法套用于档案馆工作。大多数学者的研究重点是宏观层面的理论研究,少有微观层面的实践探讨;而且在理论研究过程中,较少辅之以具体的、生动的、典型的案例作为旁证,使得研究成果显得比较空洞,说服力不足。如马费成教授所言,国内学者(不仅是档案学者)对知识管理的研究多使用定性描述方法,“还不曾有人运用实证研究方法作深入研究”。[27]总体上,目前档案学界对知识管理问题的研究,尚处于表层的、空洞的、简单套用与机械模仿阶段,深刻的、有见地的研究成果较少。
 
 
注释:[1] [加]特里•库克著,刘越男译.电子文件与纸质文件观念:后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命[J].山西档案,1997(2):7~13
[2] 冯惠玲.电子文件时代新思维——《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之六[J].档案学通讯,1998(6):45~49
[3]Gord Rabchuk.Life after the “Big Bang”: Business Archives in an Era of Disordor[J].American Archivists, 1997, Winter
[5] 陈智为等.千年一越话从头[J].上海档案,2000(1):23~26
[6]冯惠玲.拓展职能——“夹缝时代”档案职业的生存之策[A].21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛论文集[C].北京:中国人民大学出版社,2001:105~112
[7]Bruce W Dearstyne.Records Management of the Future: Anticipate, Adapt, and Succeed[J].Information Management Journal.Prairie Village, 1999(10): 4-18
[8] 彭明彧.知识管理背景下档案工作的定位思考[J].湖北档案,2004(1-2):40~42
[9] 宗培岭.知识资源管理与企业档案管理工作[J].档案与建设,2002(8):49~51
[10]赵立芳.企业知识管理与文档管理关系研究.中国人民大学硕士学位论文,2003
[11]张斌等.企业档案管理与知识管理[J].档案学通讯,2002(增)
12]Elizabeth Yakel.Knowledge Management: The Archivist’s and Records Manager’s Perspective[J].Information Management Journal,2000,34( 3):24~28
[13][26]张斌等.知识资源管理:企业档案管理改革新思路[J].中国档案,2004(10):37~39
[14]徐鸿.论我国档案管理工作的知识管理走向——从“后保管模式”谈起[J].档案学研究,2004(6):13~15
[15]郑志平.我国档案管理方向与模式的选择[J].湖南档案,2002(2):12~14
[16]李明贤.论档案管理的发展阶段[J].上海档案,2002(6):11-12
[17]胡小琳.档案管理工作的跨越式发展[J].档案与建设,2003(8):6~8
[18]宗培岭.现代企业制度下企业档案工作运行机制研究[M].北京:中国出版社,2006:218~221
[19]深圳市纬能管理系统发展有限公司.企业档案知识资源管理——知识管理应用培训教程[Z].2005
[20]丁华东.论档案学研究的主体意识与学科范式的建构[J].档案学通讯,2005(2):8~11
[21]李珍,丁华东.我国档案管理范式变迁探析[J].浙江档案,2005(7):5~6,12
[22]Elizabeth Yakel.Knowledge Management: The Archivist’s and Records Manager’s Perspective[J].Information Management Journal,2000,34( 3):24~28
[23]秦铁辉等.知识管理态势下情报学研究内容的变化[J].图书情报工作,2005(3)
[24]周毅.知识服务:档案管理部门的新目标[J].中国档案,2002(5):48~50
[25]齐虹.知识服务及其在档案管理中的实现[J].北京档案,2002(8):20~22
[27] 马费成,张勤.国内外知识管理研究热点——基于词频的统计分析[J].情报学报,2006,25(2):163~171
 


返回上页
 版权所有©  广西师范大学档案馆   地址:广西桂林市育才路15号 邮编:541004 
电话:0773-5846379  传真:0773-5843082  E-mail:archives@gxnu.edu.cn