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什么是预立卷?如何进行预立卷?

    答:预立卷工作是科技文件材料随时收集积累最有效的形式,它是指科技项目责任者或业务部门立卷人员,随时将科技活动实施前和实施中办理完毕的文件材料按照所编的归卷条款,归入相应的卷盒,预见性做好平时文件材料暂存管理的工作。要做好科技文件材料的预期立卷工作,应做到如下几点:
    (1)正确选择预立卷的地点。科技文件材料的预立卷地点的选择,并不像文书材料那样集中在文书处理部门或档案室,而应按科技材料积累方式和途径设点,由各自的责任者(项目责任人、指定的专人、职能部门兼职档案员)负责本范围内科技文件材料的收集、积累、归档。如某一工程或科研项目在实施之前,就应由项目负责人指定专人或兼管人员对该项目的科技文件材料进行收集、积累、做好平时立卷工作。待项目、课题告一段落或结束后,在单位档案部门或档案人员的指导下,调整立卷后归档。
    (2)拟定科技文件材料归档范围、分类方案、案卷类目等业务指导性文件。(此条参照普通高校各类档案归档范围和保管期限表)
    (3)设置预立卷盒(袋)这是由进行预立卷的部门和个人,按照案卷类目条目设置的。如果某科技项目的科技文件材料较多,可将该项目分为阶段、问题或子项设多个立卷盒。如果项目材料不多,可设置一个立卷盒。
    (4)随时归档。预立卷工作必须要手勤腿勤,及时收集文件材料,按照文件登记簿随时积累归档;按科技、生产程序和有关规定、标准对照检查,积累归卷;按工程性质、阶段随时收集,积累和归卷。要保证平时立卷工作的质量,一方面在文件办理告一段落或办毕后随时归档;另一方面要建立文件借阅登记簿,登记清楚,归还后要随时归卷。


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