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立卷归档步骤

 
 
     什么是立卷,简而言之,将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程,称之为立卷。立卷就是一个分类、组合、编目的过程。
     一、立卷原则
立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。
     二、实行平时预立卷制度。
各立卷单位的专职文书处理人员或专(兼)职档案人员,应根据历年文件材料形成的情况准备若干卷夹,在日常工作中注意及时收集应归档的文件材料归入相应的卷夹内,便于保管利用和最后的立卷归档。
     三、收集的重点:1、本单位自己在职能活动中形成的文件材料。2、上下级机关及其他机关针对本单位主管业务有密切联系的文件材料。3、归档的文件材料必须符合文书处理的基本要求,禁止使用铅笔、园珠笔、彩笔书写,所有字迹不得超过装订线。
     四、立卷整理流程
     1、分年度
     先将文件材料按其形成或针对的年度分开,一般文件材料归入其形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度,无批复的请示归入请示年度;跨年度的规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的会议文件,归入会议开幕的年度;法规性文件,归入公布或批准年度;跨年度的非诉讼案件材料,归入结案的年度;科研项目文件归入结题年度;按学年划分的文件归入本学年结束年度(如针对2004-2005学年第一学期或2004-2005第二学期的文件均归入2005年)。
     2、分类别
     在分年度的基础上,将文件材料按党群(DQ)、行政(XZ)、教学(JX)、科学研究(KY)、产品生产与科技开发(CP)、基本建设(JJ)、仪器设备(SB)、出版(CB)、外事(WS)、财会(CK)十大类分开。
     3、分问题
     将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
     4、立卷组合
     ①立卷组合一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密,分级适当,类型鲜明:
     学校管理和业务活动形成的业务文件,调研材料等,一般按单一问题组合;
     工作计划,总结等文件一般可按责任者或名称组合
     简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷
     其它文件材料可按照特殊的形式组合,一切均应以方便查找利用为目的
     ②卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列
     对同一事件的批复和请示为一件,批复在前,请示在后
     对同一事件的处理意见或批示和报告为一件,处理意见在前,报告在后
     正件和附件为一件,正件在前,附件在后
     转发件和被转发件为一件,转发件在前,被转发件在后
     其它文件材料按时间顺序排列
     按问题立卷,同一问题文件材料原则上应放在同一卷盒内,对文件材料数量多的,也可以酌情分卷装盒,文件材料数量少的在同一大类中可以几个问题一卷,每一卷都有一个独立的流水号。如果立卷完毕并著录计算机后,发现某一问题的文件遗漏了一份,可将该遗漏文件插入同类问题的卷盒内,作为该卷文件材料的最后一件。
     4、编制档号、打印页码
     将文件材料按以上规律放进相应的卷盒,确定顺序后便可以逐卷整理。
     ①一卷编制一个档号,卷内文件材料逐件在右上角加盖档号章并填写档号和序号。档号由“年度-分类号-卷号”组成,序号为卷盒内文件材料流水号(见图1)。图中JX15即分类号,JX是十大类中的“教学类”,JX15表示反映的问题属于“课堂教学与实践教学”范畴。
卷盒背脊的书写。档号栏为年度-分类号-卷号,可横向分段书写(见图2),也可竖向书写(见图3),但每个部门只能用一种方法书写。案卷题名应是对本卷内所存放档案的文字表述,如果写不下可进行相应归纳。
     书写卷盒背脊和档号一般宜用碳素墨水笔和黑色水性笔(禁用园珠笔、红墨水等字迹不牢固的书写工具书写)。
     打印页码。文件材料无论是单面或双面材料,只要有文字,均一面打印一个页码,页号位置在非  装订线的下角,可以每一件编一个独立的流水号,也可以每一盒一个独立的流水号,但一个部门只能用一种方法。
     档案的装订采用左边装订,可以用线装订,也可以用不锈钢订书钉装订,注意左齐、下齐。
     5、归档文件材料的计算机管理。整理好的文件材料进行计算机著录,具体录入办法请参见《GD2000档案录入方法》。录入后应按照档号打印卷内目录,打印后将卷内目录放入相应的卷盒内。
     6、毕业设计(论文)著录一般采取一个学生一个档号(如果材料太少也可两个学生一个档号)。毕业设计(论文)卷盒背脊上应写明学生的学号、姓名和指导教师姓名。计算机著录时应录入论文题目。


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