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广西师范大学重大建设项目档案管理暂行办法

广西师范大学重大建设项目档案管理暂行办法
 
                                 第一章   总 则
 
第一条  为了加强重大建设项目档案管理工作,确保我校重大建设项目档案的完整、准确、系统和安全,使档案工作更好地为建设项目的建设、运行和管理服务,根据有关法律法规,结合我校实际情况,制定本办法。
   第二条  项目档案是项目建设和管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。
第三条  学校建设管理部门负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。
第四条  在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应设立专门条款,明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。
第五条  项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行,项目档案应完整、准确、系统。
第六条  学校建设管理部门、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本办法的要求,完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。
第二章           项目文件的收集
 
第七条  项目文件的形成和积累
项目文件产生于项目建设全过程,其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制,并有相应的检查、控制及考核措施。
第八条  项目建设各阶段文件的收集及其责任:
(一)项目准备阶段
学校建设管理部门负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件,并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。
(二)项目施工阶段
项目实行总承包的,由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理,并提交总承包单位汇总;项目分别向几个单位发包的,由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。
项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件的收集、积累和完整、准确、系统情况,审核、签认竣工文件,并提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
(三)项目试运行阶段
试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件:项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件。
第九条  收集范围
反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件都应收集齐全,归入建设项目档案(项目文件归档范围和保管期限见附录A)。
第十条  收集时间
各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集,引进技术、设备文件应首先由学校建设管理部门或接受委托的承包单位登记、归档,再行译校、复制和分发使用。
第十一条  项目文件质量要求
(一)字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字手续完备。
(二)需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。
(三)复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。
(四)录音、录像文件应保证载体的有效性。
(五)长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
 
第三章   项目竣工文件的编制
 
第十二条  竣工文件编制要求
(一)项目施工及调试完成后,施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。
(二)竣工文件由施工单位负责编制,监理单位负责审核.主要内容有:施工综台管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料(构,配件)质量保证书及复试文件、测试(调试)及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。
(三)根据附录A及建设项目实际情况,进一步收集所缺少的重要文件。文件数量未满足合同或协议规定份数的,应按要求复制补齐。
(四)对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实,并按要求修改成补充标注到相应的文件上。
(五)与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起,也可以单独组卷,但应作出统一规定。
(六)凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件,应附一份复印件。
第十三条  竣工图编制要求
(一)各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目,在项目竣工时要编制竣工图.项目竣工图应由施工单位负责编制,如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的,应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任。
(二)竣工图应完整、准确、清晰、规范,且修改到位,真实反映项目竣工验收时的实际情况.
(三)按施工图施工没有变动的,由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。
(四)一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更,可在原图上更改,加盖并签署竣工图章.
(五)涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的,应重新绘制竣工图.重绘图按原图编号,末尾加注“竣”宇,或在新图图标内注明“竣工阶段”并签署竣工图章.
(六)同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中,但应在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明,不同建筑物、构筑物应分别编制。
(七)学校建设管理部门应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。
(八)竣工图图幅应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/T10609.3)要求统一折叠。
(九)编制竣工图总说明及各专业的编制说明,叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。
第十四条  竣工图的更改方法。(一)文字、数字更改一般是杠改;线条更改一般是划改;局部图形更改可以圈出更改部位,在原图空白地重新绘制。
(二)利用施工图更改,应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。
(三)无法在图纸上表达清楚的,应在标题栏上方或左边用文字说明。
(四)图上各种引出说明应与图框平行,引出线不交叉,不遮盖其他线条。
(五)有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的,应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时,可采用注记说明。
(六)新增加的文字说明,应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。
第十五条  竣工图的审核
(一)竣工图编制完成后,监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况,发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。
(二)竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。
(三)竣工图按单位工程、装置或专业编制,并配有详细编制说明和目录。
(四)竣工图应使用新的或干净的施工图,按要求加盖并签署竣工图章。
(五)一张更改通知单涉及多图的,如果图纸不在同一卷册,应将复印件附在有关卷册中,或在备考表中说明。
(六)国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目,外方提供的竣工图应由外方签字确认。
 
第十六条  合同要求
(一)建设项目中各方应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任,可在施工合同或设计合同中明确,也可单独签订竣工图编制合同。
(二)由施工单位编制竣工图的,应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数(包括必须套数和主管机关要求套数),以及因修改增加新图的责任.凡由设计单位编制竣工图的,可单独签订竣工图编制合同。
(三)施工合同中应明确施工单位提交给学校建设管理部门的项目档案名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。
(四)监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向学校建设管理部门提交监理档案的责任
 
第四章  项目文件的整理与归档
 
第十七条  项目文件的整理
(一)建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位进行整理。
(二)学校建设管理部门形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件,应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。
(三)勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件,应按项目或专业整理。
(四)施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
(五)设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理,现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。
第十八条  项目文件的组卷
(一)组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;法律性文件手续齐备,符合档案管理要求。
(二)项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、组件等组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
(三)案卷及卷内文件不设重份;同一卷内如有不同保管期限的文件,则该卷保管期限从长(就高不就低)。
第十九条  案卷与卷内文件的排列
(一)管理性文件按问题、时间或重要程度排列.
(二)施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
(三)设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。
(四)竣工图按专业、图号排列。
(五)卷内文件一般文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。
第二十条  案卷编目
(一)卷内文件页号的编写
卷内文件有书写内容的页面均应编写页号,页号编写位置是:单面书写文件在右下角;双面书写文件,正面在右下角,背面在左下角;图样的页号编写在右下角,或标题栏外右上方;成套图样或印刷成册文件,不必重新编写页号;各卷之间不连续编页号。
(二)卷内目录的编制和包括的内容如下:
——序号,应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序,一个文件一个号;
——文件编号,应填写文件文号或图样的图号,或设备、项目代号;
——责任者,应填写文件形成部门或主要责任者;
——文件题名,应填写文件标题全称;
——日期,应填写文件形成日期;
——页号,应填写每份文件首尾页上标注的页号;
——备注(需要时填写).
(三)案卷封面和脊背的编制
案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式,主要内容如下:
——案卷题名,应简明、准确揭示卷内文件的内容,主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等,项目名称应与批准的原立项、设计(包括代号)相符,归档外文资料的题名及主要内容应译成中文;
——立卷单位,应填写文件组卷部门或项目负责部门;
——起止日期,应填写卷内文件形成的起止日期;
——保管期限,应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限;
——密级,应依据保密规定填写卷内文件的最高密级;
——档号,应依据项目档案的分类方案填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。案卷脊背,应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。
案卷封面及脊背的档号,暂用铅笔填写,移交后由学校档案馆统一正式填写.
(四)卷内备考表
一一卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数和不同载体文件的数量,说明组卷情况,如立卷人、检查人、立卷时间等;
——卷内备考表排列在卷内文件之后;
——互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号,并注明其载体形式。
第二十一条  案卷装订要求
(一)文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式,图纸可不装订,但同一项目应统一。
(二)案卷内不应有金属物。
(三)单份文件装订时,应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章.档号章内容有:档号、序号。
(四)外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。
第二十二条  声像材料整理
声像材料整理时应附文字说明,对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。
第二十三条  项目文件的归档
(一)学校建设管理部门、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后,将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求,向学校档案管理机构归档。
(二)根据基本建设程序和项目特点,归档可按阶段分期进行,也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。
(三)归档文件应完整、成套、系统,应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程;应真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符,技术数据可靠,签字手续完备;文件质量应符合第十一条的规定。
(四)勘察、设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件,应按国家有关档案管理的规定和附录A的要求单独立卷归档。
(五)外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文,经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。
第二十四条  项目文件的归档审查
施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后,应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审,经学校建设管理部门确认并办理交接手续后连同审查记录全部移交学校档案馆。
第二十五条  项目文件的归档时间
除受委托进行项目档案汇总整理外,各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向学校建设管理部门归档,有尾工的应在尾工完成后及时归档。
 
第五章  项目档案的整理与移交
 
第二十六条  项目档案的整理
全部项目档案的汇总整理由学校档案馆负责进行或组织.其内容包括:
(一)根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目实际情况,设计、制定统一的项目档案分类编号体系,小型项目直接按项目、结构或专业分类,大中型项目按工程或专业分类,下设属类。
(二)依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号。
 (三)对全部项目档案进行清点、编目,并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。
(四)负责贯彻执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。
第二十七条  项目档案的移交
(一)项目档案验收合格后,学校建设管理部门应按合同及规定的要求,在项目正式通过竣工验收后三个月内向学校档案管理部门办理档案移交.凡分期或分组的项目,应在每期或每组正式通过竣工验收后办理档案移交。
(二)学校建设管理部门应与业主等有关单位办理项目档案移交手续,明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等,并有完备的清点、签字等交接手续。
(三)竣工验收以后,在桂林市规划区范围内的重要建设项目,学校建设管理部门应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。


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