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广西师范大学学生档案管理实施细则(试行)

 

第一章 总 则


第一条 为了加强学生人事档案工作,提高科学管理水平,有效地保护和利用档案,更好地为社会选拔人才服务,根据《中华人民共和国档案法》和相关法规,结合本校实际,特制定本实施细则。
 
第二条 学生人事档案是指本校在学生管理活动中形成的,记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的,以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。


第三条 学生人事档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度,严密保管,确保学生人事档案的齐全、完整、准确与安全,有利于学生人事档案的利用。


第四条 学生人事档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据,是高校档案的重要组成部分。

第五条 学生人事档案工作应纳入研究生工作处、学生工作处、教务处、组织部、团委、校医院和各院系的管理制度和工作计划,以及工作人员的职责范围。研究生工作处、学生工作处、教务处、组织部、团委、校医院和各院系在布置、检查、总结本部门工作的同时,要布置、检查、总结学生人事档案工作。

第二章 管理体制和职责


第六条 档案馆的职责:

档案馆作为学生人事档案管理部门,负责组织开展全校学生人事档案各项业务工作,其职责是:

 (一) 保管国家计划内招生的学生人事档案;

 (二) 接收学生人事档案材料;
 (三) 鉴别学生人事档案材料;
 (四) 办理学生人事档案查阅、借阅和转递;
 (五) 为有关部门提供学生情况;
 (六) 做好学生人事档案的安全、保密和保护工作;
 (七) 办理其它有关事项;
 (八) 不断提高学生人事档案管理水平;


第七条
研究生工作处、学生工作处、教务处、组织部、团委、各院(系)应有一名负责人分管学生人事档案工作,并视情况配备与学生人事档案工作相适应的工作人员,负责本部门学生人事档案材料的收集、整理、归档和移交工作。
 
第八条 研究生工作处、学生工作处、教务处、组织部、团委和各院系分管学生人事档案工作负责人的职责:

 (一) 制定和健全本单位学生人事档案工作有关制度,确保学生人事档案工作纳入工作计划、管理制度和从事学生工作人员的职责范围之中;
 (二) 帮助解决学生人事档案工作中的实际困难;
 (三) 督促本部门按档案管理的要求,做好本部门归口管理的学生人事档案材料的收集、整理和移交工作。

第九条 研究生工作处、招生办负责在招生工作结束后三个月内向档案馆移交新生档案材料(含磁盘或光盘一套);如学生学籍有变更,研究生工作处、教务处要及时将学生学籍变动通知书送交档案馆。

第十条 研究生工作处、学生工作处负责在学生毕业派遣前,提前一个月向档案馆学生档案室提交毕业生分配(就业)方案和磁盘,并每周一次将毕业生分配(就业)变动方案以书面形式交档案馆,以便档案馆修改毕业生分配去向,做好学生档案按时转递工作。

第三章 档案材料的归档范围

   
第十一条 档案材料的归档范围
  
 (一) 高中阶段档案材料的归档范围(详见每年高考考生档案目录):
普通高等学校招生考生报名登记表;普通高等学校招生考生体格检查表;普通高等学校招生考生志愿表;高中毕业生登记表;高中毕业会考证(副本);入党、入团材料等。


 (二)大学阶段(含大专、本科、研究生)档案材料的归档范围:

 1.国民教育材料。入学登记表,毕业生登记表,鉴定表,成绩单;学位申请及评定书;毕业生就业通知书。

 2.报考研究生的材料。研究生报名登记表、体检表、政审表、推荐表、入学考试成绩。

 3.入党、入团材料。入党志愿书、入党申请书(1--2份系统、全面的)、入党积极分子考察材料、预备党员考察表、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关证明;取消预备党员资格的组织意见(记载有组织意见的入党志愿书可归档)、退党材料;入团志愿书、入团申请书、团员登记表、退团材料。


 4.校级以上的奖励材料。三好学生、优秀学干、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批(呈报)表,先进事迹材料、先进事迹登记表等在学习、工作中形成的表彰材料。

 5.校级以上的处分材料。处分决定,免于处分的意见,上级批复,核实(调查)报告,本人检查、交待、对处分的意见,撤消处分的有关材料,通报批评材料;法院判决书;复查甄别报告、决定(结论),上级批复等。

 6.更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料,个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

 7.出国材料。因公(私)出国(出境)审查表、备案表,在国外表现情况材料、学习情况材料或鉴定材料。

 8.健康材料。毕业生体检表。

 9.丧事材料。学生死亡报告,悼词、生平、报纸报道消息、讣告、非正常死亡的调查报告及遗书.

 10.其他有价值的材料。

第四章 归档材料的要求


第十二条 归档材料必须注明学生所在院(系)、年级和班级。

第十三条
归档材料必须是办理完毕的正式材料。

第十四条
归档材料必须完整、齐全、真实,文字清楚、对象明确,有承办单位或个人署名,有形成材料的日期。

第十五条
归档材料必须手续完备,凡规定由组织审查盖章的,需有组织盖章;规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等),一般应有本人的签字。特殊情况下,本人见面后未签字的,可由组织注明。
 
第十六条
归档材料应使用16K规格的办公用纸,材料左边应留出2-2.5厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

第十七条 归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。

第十八条
档案馆对不符合归档要求的档案材料,有权拒收或退还归档单位,并限期改正后归档。

第十九条
各教学管理部门应在学生学籍变更后的两周内,将学生学籍变更通知书送交档案馆;档案馆在接到学籍变更通知书后,及时完成学生人事档案重新排列工作,并在学生分班名册中做好变更记录。

第二十条 任何单位和个人,均不得将不该归档的材料归入学生人事档案。

第五章 档案移交和档案材料归档时间


第二十一条 各类新生人事档案均由各招生部门收集齐全,并于招生工作结束后的三个月内,按录取名册或学生分班名册向档案馆移交。

第二十二条 大学阶段形成的各类学生人事档案材料,由各院系学生人事档案工作负责人组织人员收集整理保管,每学期结束前20天向档案馆移交归档。

第二十三条
毕业生档案材料归档、成批转递毕业生档案时,各单位按第六章"集中归档"办理。

第六章 集 中 归 档

第二十四条 集中归档材料:

 (一) 见《广西师范大学学生人事档案实施细则》第十一条中"(二)大学阶段(含大专、本科、硕士)档案材料的归档范围";

 (二) 毕业生登记表(应加盖各类学生主管部门的公章);
 (三) 成绩单(应加盖研究生工作处、教务处公章);
 (四) 毕业生就业通知书。


第二十五条 对集中归档材料的要求:
 (一) 各院、系在档案材料送到学生档案室之前,应把每位毕业生的材料集中在一起(即将每位学生的多份材料装在一起);
 (二) 将归档材料按专业、班次分开,并按学号的先后顺序依次排列;
 (三) 依照档案馆的日程安排(在学生毕业派遣前两个星期通知),经学生档案室工作人员对归档材料审核无误后,再按要求将档案材料归入每个毕业生的档案袋中;
 (四) 将所缺材料以班为单位作好统计,列出明细清单,交学生档案室备查。
以上各项工作均由各院(系)分管学生工作的负责人组织人员完成。

第七章 学生人事档案的利用

第二十六条 查阅和借用档案,应遵守以下规定:

 (一) 查阅学生人事档案应经所在单位的党组织批准,方可查阅;
 (二) 利用单位应派学生辅导员到档案馆查阅,学生不能查阅学生人事档案;
 (三) 学生人事档案一般不外借,如必须借出使用,要说明理由,经档案馆负责人批准后,方可借出,借出时间不得超过3天(含休息日);借出档案不得擅自转借他人;借出档案人员有保管好档案、按时归还档案的责任;
 (四) 查阅和借用档案应严格履行登记手续;
 (五) 任何个人不得查阅或借用其直系亲属的学生人事档案;
 (六) 各院、系只能查阅本院、系的学生人事档案,查阅其它单位学生人事档案,应经有关单位负责人和档案馆负责人批准后,方可查阅;
 (七) 借用和查阅学生人事档案的单位或个人不得擅自复制档案的内容,确因需要从档案中取证的,必须经档案馆负责人批准后,才能复制;
 (八) 查阅学生人事档案必须遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料;查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容,对违犯者,应视情节轻重,根据《中华人民共和国档案法》给予处罚;
 (九) 档案馆根据规定,确定是否提供或提供什么材料。

第八章 学生人事档案的转递


第二十七条 档案馆保管的学生人事档案由档案馆根据学生工作部(处)、研究生工作处的转档通知办理转档事宜,转档一般通过机要交通转递或派专人(中共党员)送取,原则上不准邮寄或交本人(含亲属)自带。

第二十八条 转出学生人事档案时,不得扣留档案材料。

第二十九条 学生人事档案一经寄出,有关单位因应归档而没有按时归档,造成档案材料不能按时寄出,则由未按时归档的单位负责办理转档事宜。

第九章 附 则

第三十条 本实施细则由档案馆负责解释。

第三十一条 本实施细则自公布之日起施行。



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