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广西师范大学电子档案管理暂行办法

 

   为了加强我校电子档案管理,做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作,更好地为学校建设与发展服务,现结合学校实际情况,特制定本办法。

一、电子档案的管理原则

电子档案是指学校在各项活动过程中形成的具有保存利用价值的电子文件。电子文件是在数据设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通讯网络上传送的文件。学校电子档案坚持如下管理原则:

1、学校电子档案实行集中统一管理。

2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。

3、各部门(单位)兼职档案员负责本部门(单位)形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。

4、档案馆负责对各部门(单位)电子档案的收集、归档进行指导,并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。

二、电子档案归档范围

1、各部门(单位)办公自动化系统中形成的各类电子公文和网站各类信息资料的备份。

2、在教学、科研、党政管理、国际交流和校内外各类重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等的复制件。

3、各部门(单位)正在运行的数据库及其数据库管理系统的复制件。

4、教师和学生在教学科研和毕业设计等工作中开发的计算机程序和数据文件的复制件。

5、各部门(单位)购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。

6、各部门(单位)接收外单位赠送的各类业务、管理软件的复制件等。

三、电子档案归档要求

1、加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前,档案馆会同归档部门对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核,并由负责人签署意见。如电子文件进行了技术加密,应将技术加密方法和相关软件一并归档。

2、电子档案在收集归档时,应附带说明文件(readme.txt),对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。

3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档,归档的电子文件必须是最终数据信息。

4、需要永久、长期保存的电子档案,应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。

5、电子档案归档后,其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留1年时间。

四、电子档案管理要求

1、 归档电子文件移交到档案馆后,档案馆要制作三套,一套封存保管, 一套查阅利用,一套异地保存。

2、 接收入库的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题要及时采取恢复措施。

3、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作。库存电子档案要在完整、准确性有保障的前提下,同步转换更新复制。复制或补救新版后,原载体仍需保存三年。

4、 电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下,要优先考虑载体的可靠性和先进性。

5、 磁性载体上的归档电子文件,每四年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制,原载体保留时间不少于四年。

6、 保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。 归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中, 温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%, 距离强磁场10米以上。

7、 随着系统设备更新或系统扩充,应及时对归档电子文件进行迁移操作,并填写《归档电子文件迁移登记表》。

8、储存电子档案的载体表面及包装盒应标明编号、名称、内容、密级和保管期限。

五、电子档案的利用

1、电子档案的利用范围与行政类档案的利用范围相同。

2、电子档案查阅和借用,按照《广西师范大学档案查(借)阅制度》的有关规定执行。

3、开放性的电子档案,经归档部门(单位)或档案馆批准后,可向利用者提供电子档案复制件。

4、电子档案的封存载体不得外借。

六、电子档案归档时间

电子档案归档时间,按照《广西师范大学部门立卷归档工作规范》中有关归档时间要求执行。

七、专(兼)职档案员职责

1、专职档案员认真做好电子档案收集、整理的业务指导和维护、开发及利用等工作。

3、兼职档案员(或档案工作有关人员)认真做好电子档案的收集、积累与整理等工作,并定期做好本单位电子档案归档前病毒检查和清除工作,确保电子档案安全。

4、兼职档案员应加强与档案馆的业务沟通,按要求完成电子档案的移交归档工作。

八、电子档案保管期限

电子档案保管期限,按照国家有关规范中的有关规定执行。

九、电子档案的销毁

1、电子档案销毁,按照《广西师范大学档案管理办法》中的有关条款执行。

2、电子档案销毁时,非保密范围的,可直接从存储载体中删除,属于保密范围的,必须与存储载体一同销毁。

十、电子档案的统计工作

1、按年度做好统计工作,总结分析和管理工作情况,以促进电子档案建设与发展。

2、按要求按时完成电子档案的各类报表填报工作。

十一、本办法从发文之日起实施,由档案馆负责解释。



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