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广西师范大学声像档案管理暂行办法

(讨论稿)

为了提高学校声像载体档案(以下简称声像档案)工作的质量和管理水平,丰富学校声像档案资源,有效地为学校工作服务,依据《中华人民共和国档案法》、《音像资料管理规定》和《高等学校档案工作规范》等法律法规,结合我校实际情况,特制定本办法。

 

第一章            声像档案工作基本原则

 

第一条  凡反映学校教育活动和历史发展,具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其配套的文字材料均属于声像档案。如照片、录音、录像、幻灯片、影视胶片、缩微胶片等。

第二条  声像档案的主体是声像载体材料(照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影像胶片、缩微胶片、光盘、硬盘等),其记录档案信息的形式、制作方法、保管条件、利用方式与纸质载体不同,必须遵循声像档案的特点和规律,进行特殊的整理和特殊的管理。学校声像档案必须实行集中统一管理,确保声像档案的完整、准确、系统和安全,便于开放利用。声像载体形成数量大、利用率高的部门,经批准可设立分室。分室可保管本部门形成的声像档案,业务上接受档案馆的指导,每年定期向档案馆呈报声像档案归档、利用等情况报告及档案目录。

声像档案是学校档案的重要组成部分,摄录人员或承办部门整理后应及时移交档案馆归档,任何个人不得据为己有。

第三条  声像档案材料的形成、积累、整理、归档是学校各部门(单位)的工作职责之一,要将声像档案工作纳入管理制度中,与各项管理工作紧密结合,实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

第四条  声像档案工作要逐步实现现代化、网络化,大力开发声像档案信息资源,为学校教学、科研和管理工作服务。

第五条  声像档案工作应列入档案工作发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。

 

第二章            声像档案的归档原则和归档范围

第六条    声像档案的归档原则。

6.1       归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考和凭证作用。

6.2    归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程,保证完整、准确、系统。

6.3       归档的声响载体材料必须遵循其自然形成规律,保持声响载体与纸质载体、不同声响载体之间的自然联系,注意其成套性特点。

第七条  声像档案归档范围

7.1 党政活动类

7.1.1  党代会、团代会、学代会、教代会、工代会等党政部门召开的重大会议。包括:开幕、闭幕场面,领导讲话、代表发言、小组讨论等各种声像材料。

7.1.2  校庆、教师节、重大纪念活动、英模报告会等重要声像材料。

7.1.3  学校领导任职期间的工作照,参加教学、科研和接待等活动的声像材料。

7.1.4  厅级以上党政领导和社会知名人士来校活动场面(包括视察、座谈等)的声像材料。

7.1.5  校内民主党派的重大活动。

7.1.6  国内有影响的专家学者等在校活动的声像材料。

7.1.7  本校授予校外人员名誉职务、称号的声像材料。

7.1.8  港澳台同胞、归国华侨及校内少数民族在校的重要活动声像材料。

7.1.9  其它有关党政活动中所形成的有重要意义的声像材料。

7.2 教学类

7.2.1  迎新、开学及毕业典礼,包括领导、来宾讲话、师生代表发言等活动场面的声像材料。

7.2.2  历届毕业生的毕业合影照片,毕业生毕业证注册照片、优秀毕业生照片。

7.2.3  重要培训班集体照片级领导讲话的声像材料。

7.2.4  知名教授、专家和在学术上造诣较深的教师讲课、学生听课、论文答辩、实验、电化教育等声像材料。

7.2.5  学生参加实习、军训、社会实践、社会调查及各种竞赛活动的场面声像材料。

7.2.6  奖学金设立及颁奖大会的声像材料。

7.2.7  教学大会,教学研究成果鉴定、颁奖,教学评估、招生考试等重要活动中形成的声像材料。

7.2.8 教学检查、领导听课等其他有关教学活动中形成的有重要意义的声像材料。

7.3  科研学术类

7.3.1  重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。

7.3.2  由本校主办、承办的省级以上学术活动,科技大会的声像材料,包括:大会开幕、闭幕式、大会发言、著名学者报告等声像材料。

7.3.3  著名专家学者来校作学术报告、参观考察的声像材料。

7.3.4  参加省级以上科技成果展览的声像材料。

7.3.5  有关重点实验室建设和科研活动的声像材料。

7.3.6  学生开展科研和学术活动形成的声像材料。

7.4  外事活动类

7.4.1  外国领导、国际友人、专家学者及代表团来校参观访问的声像材料。

7.4.2  与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。

7.4.3  外籍教师、工作人员、留学生在校教学、生活的声像材料。

7.4.4  在我校召开的国际性学术会议的声像材料。

7.4.5  本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学等的声像材料。

7.5  产品、仪器设备类

7.5.1  本校研制、试制、生产及产品使用情况的声像材料。

7.5.2  产品样品照。

7.5.3  产品鉴定、专利申请等声像材料。

7.5.4  价值5万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照。

7.6  文体类

7.6.1  运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛、颁奖等场面的声像材料。

7.6.2  校运动队参加各级运动会、体育竞赛的合影,获奖及竞赛场面的声像材料。

7.6.3  教职工、学生参加体育运动项目的训练、比赛活动的声像材料。

7.6.4  外单位来校的比赛、表演等场面材料。

7.6.5  学校举办的书画、摄影、图片等展览活动的声像材料。

7.6.6  各种文艺团体来校演出,本校文艺团体演出剧照、演员合影等。

7.7  校园建设类

 7.7.1  学校各个时期的校园风貌照片。包括:校门、大楼、校牌等建筑物和校园风光。
    7.7.2 
学校重大建设项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料。

7.7.3  学校重大建设项目(工程)谈判录音、录像,工程勘察和生产建设重要阶段的照片以及原貌图等

7.8  获奖类

7.8.1  教学活动和教学研究中获得的奖状及奖品照片。

7.8.2  科研项目成果获奖的奖状及奖品照片。

7.8.3  学校产品获奖的奖状照片。

7.8.4  各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片。

7.8.5  获省级以上劳动模范和先进个人的证书、奖章及奖品等照片材料。

7.9  人物类

7.9.1  历任校级领导及名人的声像材料。

7.9.2  国内外知名校友返校活动的声像材料。

   7.9.3  或省级以上奖励和荣誉称号的本校教职工的照片。

 

第三章  声像档案材料的归档

第八条  声像档案材料的收集  声像档案材料形成部门是声像材料立卷单位,在活动结束后,要按照声像材料归档范围和归档原则收集声像材料,按照规定要求进行系统整理后向档案馆(含分室)移交。

第九条  声像档案材料整理  归档的声像材料要求是原版、原件,图像清晰、声音清楚,必须配有必要的文字说明。

9.1  照片档案应简要说明事由、时间、地点、人物及其职务、摄影者,照片的编号应与文字说明编号相一致。如照片为数码照片,数码照片的文件名应包括照片时间、地点、事由、人物及其职务。毕业生毕业证照片应说明学院名称、年级、姓名、学号,如为数码照片,其文件名应包括学院名称、年级、姓名、学号。

9.2  录像档案,要标注事件名称、录制部门、地点、放映时长、摄制日期、密级等。如为数码影像,其文件名应包含时间、地点、事由、人物及其职务。

9.3  录音档案,要标注讲话人姓名、职务、事由、录制时间、地点、讲话时长、密级等。如为数码录音,其文件名称应包含时间、地点、事由、人物及其职务。

第十条  声像档案的移交

10.1  毕业生合影、毕业生毕业证书照片由形成单位收集整理后于暑假前移交档案馆,并按照要求组织归档。如为数码照片,应制作成光盘一并归档。

10.2  各单位所形成的应归档的活动照片,应冲晒成光面6寸(或4D)照片,在活动结束按要求整理后随时向档案馆移交。如为数码照片,可通过“档案管理系统”上传给档案馆。

10.3  各单位形成的应归档的影像资料,收集整理后应于次年六月底前向档案馆移交归档。声像档案分室亦应于次年6月底前完成声像档案材料归档工作,并将归档的声像档案目录报送档案馆。

10.4  声像档案归档时,由移交单位填写移交目录清单,一式两份,交接双方根据移交目录清点核对,并履行签字手续。

 

第四章  声像档案的保管

第十一条 为方便管理和查阅声像档案,档案馆应根据《高等学校声像载体档案工作规范》编制声像档案档号、各种分类目录和专题目录。

第十二条 声像档案要按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。照片册、录音、录像带应立放,磁带、磁盘、光盘应存放在防磁柜中,避开30奥斯特以上的磁场,

第十三条 声像档案的库房和装具要做到防火、防盗、防光、防尘、防虫、防潮、防有害气体。保存照片的库房温度控制在15度—25度,相对湿度55%--65%。其它声像档案库房,应做到恒温、恒湿、清洁,温度宜18--24度,相对湿度3545%,保证库房整洁。

第十四条  声像档案的维护。

14.1  每两年对库存声像档案进行一次全面核对检查,写出检查总结,发现问题及时处理。录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带,并马上入盒,以防止污染。定期检查时如发现变形断裂、磁粉脱落等现象,应及时进行补救。照片、底片如发现发黄、发霉、变质、变形等现象,要及时进行清洗和技术处理。

14.2  声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像档案,在保管一定时间后,应转录复制,或按照有关技术标准进行数据转换。

14.3  归档保存的声像档案,任何人不得私自抽出,清洗、消磁和涂改。

14.4  销毁声像档案应经过档案鉴定委员会鉴定,报主管校领导审批,并在案卷目录中注销。具体按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。在销毁方式上,应注意按不同载体声像材料的性能,采用不同的销毁方式,如洗掉、去磁等。

14.5  建立健全声像档案统计制度。按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

 

第五章            声像档案的利用

第十五条  档案馆应建立声像档案利用制度,完善利用手续,保证声像档案安全。

第十六条  档案馆应编制声像档案有关检索工具,方便利用者查阅。

第十七条  积极开展声像档案数字化和现代化管理工作,通过档案管理系统和校园网络,实现声像档案信息共享,提高利用效率。

第十八条  利用声像档案举办图片展,编制专题性画册和音像资料,主动为学校各项工作服务。

 

第六章            声像档案工作人员岗位职责

第十九条  分管形成声像档案部门的校领导应加强对声像档案工作的指导、监督,把声像档案形成部门工作纳入学校声像档案发展规划,并列入学校声像档案工作议事日程,定期加以研究。要关心声像档案的建设和发展,使声像档案工作能与学校各项工作协调发展。

第二十条  声像档案形成部门负责人要贯彻落实学校声像档案工作的要求,对本部门声像档案的形成、积累、整理、归档工作进行检查督促,保证声像档案材料完整、准确。

第二十一条  声像部门科技人员在录音、拍摄和编辑制作等工作完成后,应立即将声像档案材料和文字说明整理好,按规定要求向档案馆或分室移键归档。

第二十二条  声像档案形成部门兼职档案员或声像档案工作有关人员要在部门负责人领导下,做好声像档案材料收集、整理和移交归档工作,完成档案馆委托办理的其他任务。

第二十三条  档案馆负责领导、规划、指导学校声像档案的归档工作,保管好学校声像档案,积极开展声像档案的开发利用,为学校教育工作服务。

 

 

第二十四条  本办法自发布之日起施行。

第二十五条  本办法由档案馆负责解释.



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