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首 页--学生档案--新生档案建档规范
     广西师范大学新生档案建立工作规范

     高校学生档案是干部人事档案的重要组成部分,是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。为了规范新生档案的建立工作,保证新生档案质量,根据中组部《干部档案工作条例》和《广西师范大学学生人事档案管理实施细则(试行)》的要求,结合学校的具体情况,制定本规范。
     一、     新生档案建档工作基本原则
(一)学生档案实行统一集中管理,确保学生档案完整、准确、系统、安全,便于开发利用。
(二)新生档案建立实行学院建档制度,纳入新生年级辅导员工作职责范围,具体组织落实新生档案建档工作,各学院、招生办、研究生学院要给予重视和支持。
     二、新生档案材料内容
(一)   本科新生档案材料内容
1、  高中学籍表
2、高中毕业登记表
3、高考报名登记表
4、广西师范大学学生登记表
5、入团志愿书/入党志愿书
6、奖惩材料
7、其他
(二)专科升本科新生档案材料内容
1、中学材料(同本科生)
2、高校学生登记表
3、实习鉴定表
4、学生成绩表
5、高校毕业生登记表
6、入团志愿书
7、入党志愿书
8、升本审批表
(三)硕士研究生新生档案材料内容
1、中学材料(同本科生)
2、高校入学登记表
3、学生成绩表
4、实习鉴定表
5、高校毕业生登记表
6、工作期间材料
7、研究生报考登记表
8、入团志愿书
9、入党志愿书
10、奖惩材料
11、其他
(四)博士研究生新生档案材料内容
1、博士考生报名表
2、攻读博士学位登记表  
3、报考博士政审表  
4、专家推荐书  
5、硕士学位(毕业)证书复印件
6、攻读博士拟研究计划  
7、科研成果目录
8、研究生毕业论文  
9、研究生体格检查表
10、高中阶段材料
11、大学期间材料
12、硕士研究生期间材料
13、工作期间材料
(说明:1、其他是指考级证书、资格证书等具有体现本人素质和能力的证明材料;
2下列材料不归档:团员证、团组织关系介绍信、党组织关系介绍信、户口迁移证、高考准考证、录取通知书等;)
     三、新生档案建档流程
(一)各学院新生年级辅导员在新生入学后,即布置有关新生档案建档工作,指派专人按新生档案材料内容开展收集、整理。一人一份,并按专业和学号次序排放。
(二)本科生新生档案材料的归档
    各学院于新生报到前到档案馆学生档案室领取学生档案袋,并按规定的材料顺序将学生档案材料装入学生档案袋内,填好档案袋封面和脊缝处的栏目(黑色墨水填写)以及移交接收登记表。
(三)研究生新生档案材料的归档
    在研究生录取阶段,研究生新生的档案已寄送在档案馆保管,由各学院安排人员到档案馆学生档案室进行核对整理,并按规定的材料顺序将学生档案材料装入学生档案袋内,填好档案袋封面和脊缝处的栏目(黑色墨水填写)以及移交接收登记表。
      四、新生档案及有关材料移交
(一)   每年的10月下旬为新生档案移交时间。各学院在此时间内将新生档案以及移交接收登记表一并移交档案馆学生档案室。
(二)   如果入学后新生的个人档案仍存放在入学前的学校或当地招生部门,请及时将自己的个人档案自带或邮寄到就读学院,由学院统一移交学生档案室保管。
(三)   研究生学院招生办、教务处招生办于10月中旬将新生名册、新生电子档案光盘送交档案馆学生档案室。
(四)   新生档案建档后,如改变专业或就读学院,请及时告知学生档案室,并为其办理有关档案变更事宜。
 
新生档案建档工作流程
 

 
一、本科新生:
1、  年级辅导员到学生工作处领取“学生登记表”,到学生档案室领取“学生档案袋”,到招生办和档案馆查找本院新生档案。
2、  本科新生向年级辅导员提供本人入学前的档案,如:高中阶段的档案。
二、研究生新生
  各学院研究生教学秘书到研究生学院领取硕士研究生档案手册。

 
一、  组织本科新生填写“学生登记表”。
二、  组织研究生填写档案手册,并按时交回研究生学院。


 
一、 本科新生年级辅导员组织人员将学生原有的档案、“学生登记表”装入学生档案袋,填写档案袋上相应栏目的内容,并登录“广西师范大学学生档案管理系统”,录入学生档案材料信息打印新生档案移交单。
二、 研究生学院组织人员到档案馆将学生在录取阶段寄送至档案馆的档案材料装入学生档案袋,填写档案袋上相应栏目的内容,并登录“广西师范大学学生档案管理系统”,录入学生档案材料信息打印新生档案移交单。

各学院将新生档案送交学生档案室,办理交接事宜。

学生档案室将学生档案归档,建立相应档案目录和档案信息数据库。

 
各学院新生年级辅导员可进入学生档案管理系统查询新生档案归档基本信息,查补档案材料。

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