档案是历史,是教材,是财富。以人为镜,明得失;以事为镜,晓事理;以史为镜,知古今。
综合档案
工作规范
归档指南
馆档编研
工作职责
服务规章
常用表格
首 页--综合档案--详细内容
广西师范大学部门立卷和归档流程

     实行文书处理部门或相关业务部门立卷是高校档案工作的一项根本制度,部门立卷是指由承办和处理文书部门的专职或兼职文书工作人员来承担立卷工作。立卷就是将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存利用价值分类组成案卷的整理过程。

     一、形成积累

     1、学校各学院和各部、处、室、馆、所、社团、中心、工会、团委以及校办产业部门均为立卷单位,分工归口立卷。

     2、各立卷单位的专职文书处理人员或兼职档案人员,在平时日常工作中应严格按文书处理制度、各类档案归档范围和实际工作情况,做好文件材料(包括纸质材料和相应的电子文件)的收集工作,将收集积累的档案资料,分年度、分类目(问题)暂存在不同的文件夹中。

     3、电子文件材料应是纸质文件的最终版本,文件名称应与资质文件名称相同,亦应分年度、分类目(问题)暂存在不同的文件夹中,文件夹的名称应体现问题的关键内容。

     二、收集的重点和要求

     1、本单位在职能活动中形成的有保存利用价值的文件材料。

     2、上下级机关及其他机关针对本单位主管业务有密切联系的文件材料。

     3、归档的文件材料必须符合文书处理的基本要求,全面准确,齐全完整,规范标准,禁止使用铅笔、园珠笔、彩笔书写,所有字迹不得超过装订线。

     三、立卷原则

     立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。

     四、立卷程序

     按照归档时间要求由各单位文书处理人员或兼职档案员按案卷类目文件收齐归卷,并对文件材料进行整理,依照如下程序进行:

    1、检查案卷的文件材料成分。文件材料是否收集全完整,同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。

    2、检查案卷文件材料的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一,相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

    3、检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致。

    4、检查案卷文件数量。对同一问题文件数量多的,宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。

    五、立卷分类

    1、分年度 

    先将文件材料按其形成或针对的年度分开,一般文件材料归入其形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度,无批复的请示归入请示年度;跨年度的规划、计划,一般归入文件内容针对的第一个年度;跨年的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,归入会议开幕的年度;法规性文件,归入公布或批准年度;跨年度的非诉讼案件材料,归入结案的年度;科研项目文件归入结题年度;按学年划分的文件归入本学年结束年度。

    2、分类别

    在分年度的基础上,将文件材料按党群(DQ)、行政(XZ)、教学(JX)、科学研究(KY)、产品生产与科技开发(CP)、基本建设(JJ)、仪器设备(SB)、出版(CB)、外事(WS)、财会(CK)十大类分开。

    3、分问题

    将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。

    六、立卷组合

    1、立卷组合一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密,分级适当,类型鲜明,便于保管和利用:学校管理和业务活动形成的业务文件,调研材料等,一般按单一问题组合;

工作计划,总结等文件一般可按责任者或名称组合简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷

其它文件材料可按照特殊的形式组合,一切均应以方便查找利用为目的。

    2、文件材料装订:归档文件材料装订采用左边装订,可以用线装订,也可以用不锈钢订书钉装订,注意左齐、下齐。对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当地折叠;拆除文件材料上的金属物。

    3、卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列:

卷内文件材料以“件”为最小归档单位排列,批复、批示在前,请示、报告在后。

正件在前,附件在后。正本在前,定稿在后。转发件在前,被转发件在后。其它文件材料按时间顺序排列按问题立卷,同一问题文件材料原则上应放在同一卷盒内,对文件材料数量多的,也可以酌情分卷装盒,文件材料数量少的在同一大类中可以几个问题一卷,每一卷都有一个独立的流水号。归档后如发现又补充材料,可将其插入同类问题的卷盒内,排于最后。

     4、打印页码、编制档号

     文件材料按以上规范装盒后,需要给每一件档案材料编页号、编件号。

归档文件材料无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个面号;页号的位置在每面材料非装订线一侧下角。以件为最小归档单位时,每一件应独立编号。

每卷档案有唯一档号,卷内文件应逐件加盖档号章,档号章(如下图)的位置一般盖在每件文件首面的右上角,填写档号章的各个项目,编制件号。

档号        序号

2006-DQ11-10 1

档号由“年度-分类号-卷号”组成,序号为卷盒内文件材料流水号。图中2006为年度,DQ11为分类号,其中DQ为党群档案,DQ11为党群档案的综合类,10 为党群综合类档案第10卷,1为第10 卷档案中的第一件。

    七、著录档案目录。归档的档案需要建立档案目录,方便管理和档案查询利用。各单位归档人员将经档案馆专职人员检查后的归档档案目录信息录入档案管理系统。

    八、归档时间和手续

    1、党政部门和能按年度归档的部门(含外事档案、出版档案、财会档案)在次年六月底以前归档。

    2、教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。

    3、科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

    4、获得市级以上表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物,在单位存用三年后移交或随时移交档案馆。

    5、声像档案每学期末移交归档一次。

    6、移交和接收档案必须履行手续,填写移交清册(如已经将归档材料目录录入档案管理系统,可直接打印移交清单,如未录入,则需要填写归档材料移交清单),一式两份,写明文件材料,移交时间,交接双方要签名盖章。

    九、编制档案检索工具。专职档案工作人员检查档案目录信息,核对档案目录与档案实体一一对应后打印卷内目录,放入相应的卷盒内。编制档案目录检索工具,方便档案管理和查询。

    十、档案入库。专职档案工作人员填写档案盒封面和档案脊背相关信息后将档案入库。

 



返回上页
 版权所有©  广西师范大学档案馆   地址:广西桂林市育才路15号 邮编:541004 
电话:0773-5846379  传真:0773-5843082  E-mail:archives@gxnu.edu.cn