档案是历史,是教材,是财富。以人为镜,明得失;以事为镜,晓事理;以史为镜,知古今。
兰台了望
档案是历史,
是教材,是财富。
以人为镜,明得失;
以事为镜,晓事理;
以史为镜,知古今。
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学习贯彻《高等学校档案管理办法》 促进高等学校档案工作科学发展

 

  《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)由教育部和国家档案局联合签署,以教育部第27号令的形式发布实施。《办法》分为总则、机构设置与人员配备、档案管理、档案的利用与公布、条件保障、奖励与处罚、附则七章,共四十三条。

  《办法》的发布实施,是新时期新阶段国家为促进高等教育又好又快发展作出的一项重要举措,是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献,对于加快推进现代大学管理制度建设,深化高校档案工作内涵建设,提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平,具有十分重要的意义。

  一、《办法》发布的背景

  《办法》的修订和发布,体现了国家对高校档案工作的关心和重视。

  高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构,高校档案是支撑高等教育持续健康发展的基石。只有依靠强有力的法制保障,才能从根本上保证高校档案事业不断向前迈进。

  随着经济社会和高等教育的快速发展,特别是随着信息技术的迅猛发展,高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化。目前,我国正由教育大国向教育强国转变,高等教育的发展由注重数量增长转向提高质量、注重内涵建设,高校档案的传统管理模式面临着新的挑战,同时也迎接着新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展,高校在档案机构建设、档案工作制度建设、人才队伍建设、档案信息化建设等方面必须与时俱进,在继承的基础上不断改革创新,才能促进高校档案事业科学发展,更好地服务学校和社会。

  为依法保障高校档案事业可持续的科学发展,2007年年初开始,教育部办公厅对1989年10月以国家教委第6号令的形式发布实施的《普通高等学校档案管理办法》开展了修订工作,书面征求了全国120所不同类型高校的意见,组织部分高校和地方教育行政部门负责档案管理工作的同志进行了讨论,集思广益,形成了修订初稿,并下发高校进一步征求意见。在此基础上,2007年10月,办公厅召集高校档案机构专家和地方教育行政部门档案工作负责人,在充分吸收全国高校档案部门意见的基础上,着重对高校档案工作的体制、机构设置、队伍建设、经费和馆库保障、归档范围和奖惩等内容进行了再次修改,凝聚了共识。

  按照规章制订程序,教育部法制办征求了部内19个司局的意见,并从立法技术角度进行了修改。在此期间,国家档案局与我部充分交换了意见,对一些条款进行了反复的沟通和协商,数易其稿。

  二、《办法》的特色及现实意义

  《办法》对高校档案机构的设置与人员配备、管理职责、条件保障以及档案的利用与公布等作出了全面、明确的规定。大体而言,呈现出以下几个特点:

  1.明确了高校档案工作的体制保障机制

  高校档案工作是高等学校重要的基础性工作。《办法》在总则中明确规定:“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”。这一规定,从根本上解决了教育行政部门和档案业务部门管理体制和职责不够明确的缺陷。

  《办法》首次规定高校档案工作由高校校长领导,并明确其主要职责是:(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。这一规定,开创了我国高等院校档案管理体制改革的新纪元。

  此外,《办法》扩大了适用范围,把成人高等教育档案管理工作纳入其中。这一规定,必将有利于成人高等学校档案管理的规范化。

  2.突出了高校档案工作的内涵建设

  为规范高等学校档案工作,《办法》参引了10余个标准或规范,对促进高校档案工作内涵建设具有重要的现实意义。

  为适应知识经济和电子信息技术迅速发展的新形势,保证高校档案工作为高校改革与发展和社会建设提供高质量的服务,《办法》指出,高校档案机构要“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”,并强调指出“高等学校应当对纸质档案材料与电子档案材料同步归档”,突出了时代特征。

  《办法》还突出了档案工作的学术性,将“编研、出版档案史料,开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责,同时指出“有条件的高校,应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。

  关于档案机构的设置和人员配备,《办法》明确规定,档案工作人员不仅要“具备档案业务知识”,还要具备“相应的科学文化知识以及现代化管理技能”,档案馆领导应“热心档案事业,具有高级专业技术职务任职经历”,“有组织管理能力,具有开拓创新意识和精神”,同时要“年富力强,身体健康”,突出了人才兴档、人才强馆的理念。

  3.强调了高校档案资源建设的“大档案”理念

  《办法》将学生档案纳入归档范围,而且单独设类,彰显了以人为本和重视民生档案的理念。

  《办法》强调高校档案机构要重视和加强“对于与学校有关的各种档案史料的征集”,突破了传统归档理论的限制。

  《办法》还指出,高等学校“归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式”,这对于高校档案信息资源的全面和完整,对于加大高校档案信息化建设的力度,方便学校和社会利用档案信息资源,具有重要的现实意义。

  4.指明了高校档案工作服务的方向

  为促进高校档案工作更好地为高校教学、科研及师生和社会服务,《办法》提出高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,首次赋予高校档案服务社会的新职能。

  《办法》明确指出高校档案机构应充分挖掘档案资源,“采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作”,以丰富大学文化和大学精神文明建设的内涵。

  《办法》还强调“有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地”,这些规定,开创了高校档案工作服务的新领域,拓宽了档案工作服务的辐射面。

  5.强化了高校档案工作的条件保障

  为保证高校档案事业的健康可持续发展,为学校和社会提供优质和高水平的服务,《办法》强调,“高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求”,还进一步规定“高等学校应当设立专项经费”,促进档案信息化建设,“加快数字档案馆(室)建设”,提高档案工作服务学校和社会的能力。

  《办法》要求,“对不符合档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库,要按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建”。这些规定,对全国高校具有普遍的针对性,是高校档案资源体系和服务体系建设的根本保障。

  三、认真做好《办法》的学习宣传和贯彻实施工作

  《办法》的学习宣传和贯彻实施,是高等学校当前的一项重要工作。高等学校要从学校建设和发展的全局对高校档案工作进行宏观的战略性思考,同时,要从微观上联系学校自身的实际,解决好存在的问题。

  一是要做好《办法》的学习和宣传工作。各高校要认真学习《办法》,深刻领会《办法》的实质和内涵,充分认识《办法》的实施对推进大学规范化管理和科学发展的重要意义。要积极组织学校各级领导和各部门的负责同志学习《办法》,全面提升档案意识,增强做好档案管理工作的现实责任感和历史使命感,推动高校档案管理工作从传统型向现代化方式转变,以适应高等教育新一轮改革和发展的需要。

  二是要做好《办法》的贯彻和落实工作。高等学校要对照《办法》,认真开展调查研究,查找不足,规划好学校档案工作的未来。要把档案工作纳入到学校建设的整体规划当中,采取切实有效的措施,加强对档案工作的领导,加强档案工作的队伍建设、制度建设和基础设施建设,把《办法》的各项规定落到实处,为学校档案工作的发展提供充分的条件保障。

  我们衷心希望全国高等学校以学习和宣传《办法》为契机,抓好《办法》的贯彻和实施工作,以与时俱进、改革创新的精神,扎实推进新时期新阶段高校档案工作科学地向前发展,全面提升高校档案服务学校和社会的能力和水平,开创高等学校档案管理、服务与建设的新局面。(作者系教育部办公厅主任牟阳春)

摘自:《中国教育报》2008年9月26日

 



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