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关于做好2007年度文件材料归档工作的通知

出处本站原创      发布时间:2018-06-06    您是第17位浏览者

 

    档案是学校历史的真实记录,是学校发展过程中积累的宝贵财富。为确保学校在教学、科研、生产和党政管理等工作中形成的文件材料完整、准确、系统的归档保存,更好地为学校各项工作服务,现将2007年度文件材料归档工作有关事宜通知如下:
    一、归档范围
    归档材料主要包括各单位在其职能活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料以及有保存价值的实物档案。
   (一)各单位文件材料收集归档的具体范围详见《广西师范大学各类档案归档范围和保管期限表》(《广西师范大学档案工作常用管理文件和制度汇编》,P80—P101,或档案馆网页--综合档案--归档指南)。
   (二)归档的文件材料包括纸质文件材料和以光盘、磁盘、磁带为载体的声像文件、电子文件等材料(如数码照片、视频、录音带、电子文件等),归档的电子文件应以最终版本为准。
   (三)各单位和个人获市级以上的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。
   (四)凡2007年元月1日至2007年12月31日形成的属于归档范围的文件材料。另外:
    1、教学类归档材料(包括外事类中的学籍档案材料)中,当年毕业的毕业生成绩、毕业生集体照、毕业生个人毕业证照片、本科生优秀毕业论文、研究生毕业论文、教育实习和专业实习评价表等在毕业生离校前归档。                                                    
    2、科研类归档材料中,科研项目结题或通过评审、鉴定、验收后两个月内由科研处统一将成套材料归档。
    3、产品类归档材料中,新产品在产品定型鉴定(或验收)后两个月内归档,因故中断的产品在中断后两个月内归档。
    4、基建类归档材料中,在基建项目验收后两个月内归档。
    5、实物档案可随时归档。
    6、2006年以前的文件材料归档不全的单位也要在此次规定的时间内做好材料的补齐整理归档工作。
    二、 收集整理
    各学院各单位要根据本单位的实际情况,指定专人负责归档工作,明确职责和要求,对照文件材料归档范围和质量要求,认真细致做好收集整理工作。
   (一)收集的材料必须齐全完整,真实、全面、准确反映活动全貌,整理时要遵循材料自然形成规律,保持材料之间的有机联系。
   (二)纸质材料必须归原件,无原件的归复印件,传真件须归其复印件;重要文件材料,如:学校发文、单位计划、总结、评奖材料等要有公章、签名;各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准,干净整洁,确保材料的有效性。如纸质文件材料有电子版文件,则一并归档,电子文件名称必须与纸质文件材料名称一致,内容一致。
   (三)声像材料、实物档案材料归档需附纸质文字说明。声像材料说明包括:时间、事件名称、人物、地点、摄影者;获赠的实物(礼品、纪念品)须注明题名、获赠时间、捐赠人;奖品(奖杯、奖状、证书、锦旗等)须注明题名、获得时间等。如声像材料是数码照片、数码视频等电子文件,则每张照片或每段视频的名称应用“说明”作为文件名。照片较多时,应对照片进行鉴定、遴选、分类,每项活动的照片存放在一个文件夹内,并用事件名称作为文件夹名。
    三、立卷移交
   (一)各学院各单位按要求将纸质文件材料收集整理后送交档案馆,在档案馆专职人员指导下进行预立卷,检查合格后盖章编号,并在档案馆利用档案管理系统录入有关档案信息,然后办理档案移交手续。由于其他原因不便预立卷的部门,需填写归档材料移交登记表(一式二份),然后办理移交手续。
   (二)各学院各单位按要求将收集整理好的电子文件材料,用移动硬盘备份,移交档案馆鉴定归档。
    四、移交档案安排
    为了有序及时地做好档案归档移交工作,根据档案馆工作实际编排了各学院各单位档案移交时间表。请各单位在档案移交时间之前,认真做好归档文件材料的收集、整理、立卷和档案信息录入等工作。同时,档案馆将积极协助各归档单位做好归档工作,加强检查、指导,并及时将归档工作情况进行通报。