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关于做好2008级新生档案材料归档工作的通知

出处本站原创      发布时间:2018-06-06    您是第4位浏览者


     为做好2008级学生全日制本科生(含专升本)、研究生(含硕士和博士)新生档案材料归档工作,根据中组部《干部档案工作条例》和国家档案局、教育部颁发的《高校档案管理办法》(教育部令第27号)的有关规定,按照《广西师范大学学生人事档案管理实施细则(试行)》的具体要求,现将有关事项通知如下:

     一、学生档案材料的归档范围

    (一)本科生归档材料

    1.中学阶段材料(高中毕业生档案或高中毕业生登记表)

    2.高考报考材料(主要包括高考报名登记表、政审表、体检表)

    3.广西师范大学入学登记表(一式两份,一份归入学生档案室、另一份归综合档案室)

    4.团员材料(入团志愿书、入团申请书)

    5.党员材料(入党申请书、入党志愿书、自传、培养考察表、政审材料等),预备党员的有关材料暂由各学院党委统一管理,待转正后再移交学生档案室管理。

    6.奖惩材料(各种获奖证书除外)

    7.预科期间材料

    8.其他(如:考级证书、资格证书等具有体现本人素质和能力的证明材料)

    专升本学生归档材料,包括中学阶段材料和专科阶段材料两部分。其中,中学阶段材料归档范围同上,专科阶段材料,除学历材料外,党团员材料、奖惩材料等同上。专科阶段学历材料主要包括高校学生登记表、实习鉴定表或教育实习评价表、学生历年成绩表、高校毕业生登记表、专升本推荐表。

    (二)研究生材料归档范围

    1.中学阶段材料(同本科生)

    2.本科阶段学历材料(主要包括高校学生入学登记表、实习鉴定表、毕业论文评审表、学生成绩表、高校毕业生登记表)

    3.研究生报考材料(研究生报名登记表、政审表、体检表)

    4.博士研究生,还应有硕士阶段学历材料。硕士阶段学历材料,主要包括研究生入学登记表、历年成表、研究生中期筛选登记表、硕士学位论文选题报告登记表、硕士学位论文评阅书、毕业研究生登记表、硕士学位申请书或评定书、授予硕士学位的决定等。

    5.入学前工作期间材料(应届本科、硕士毕业生除外)

    6.团员、党员材料、奖惩材料(同本科生)

    7.其他(如:考级证书、资格证书等具有体现本人素质和能力的证明材料)

    团员证、团组织关系介绍信、党组织关系介绍信、户口迁移证、高考准考证、录取通知书、各种获奖证书等材料不属归档范围。

    二、本科新生档案材料的归档要求

    (一)档案材料收集整理

     2008级本科新生档案材料归档工作由各学院新生年级辅导员自行组织安排有关的收集、整理、信息录入等工作。各学院自接通知之日起到校档案馆学生档案室领取学生档案袋,按新生档案材料归档范围,组织人员收集整理,按规定的材料顺序将学生档案材料装入学生档案袋内,填好档案袋封面的栏目和脊缝处的栏目(黑色墨水填写)。

    (二)学生档案材料信息录入。登录广西师范大学学生档案信息管理系统,准确录入学生档案材料信息。录入学生档案材料信息的方法和要求,请浏览档案馆主页“工作动态”上的学生档案信息管理系统操作说明(学院使用简化版),还没有该系统用户名的年级辅导员向学生档案室申请。

    (三)档案材料移交

     新生档案移交。准确录入学生档案材料信息后,打印“本科生档案材料移交登记表”一式两份,连同学生档案向档案馆学生档案室移交。

    为了保证移交工作有序进行,各学院本科新生档案移交时间作如下安排(见表一)。

 

(表一)2008级本科新生档案移交时间安排


 

     三、研究生档案材料归档要求

    (一)档案材料整理及信息录入

    2008级研究生档案已由研究生学院移交档案馆,各学院研究生辅导员负责组织安排学生到档案馆学生档案室进行有关档案材料核对整理、信息录入工作,选派的学生必须是中共党员,认真负责的学生干部。具体时间安排(见表二)。

 

(表二)2008级研究生档案材料整理工作时间安排表


 

     为了便于核对学生名册与党员的信息,各辅导员请带上各专业学生花名册和党员的名册(注明正式或预备党员)。

 

    (二)办理档案移交手续。完成档案材料信息录入及各项工作后,打印“研究生档案材料移交登记表”一式两份,与学生档案室办理档案移交手续。

 

    四、其他

    (一)如果新生其个人档案仍然存放在入学前的学校或当地招生办公室,请及时将自己的个人档案自带或邮寄到就读学院,由各学院统一移交学生档案室归档保管。

    (二)请研究生招生办、教务处招生办在11月上旬前将2008级新生名册和新生电子档案光盘送交档案馆学生档案室,便于开展工作。

     学生档案工作是学生管理和教育的基础工作之一,新生档案能否及时归档影响到学生档案的质量和安全以及服务利用。请各学院、招生办、研究生学院重视新生档案材料的收集和建档工作。新生年级辅导员应认真组织,精心安排做好所带班级学生档案材料的收集整理工作,按时移交学生档案室归档。

 

 

 

         

                                        广西师范大学档案馆

                                        2008年10月14日